Modèle : Invitation à l'entretien de départ
Un entretien de départ recueille les commentaires sincères des collaborateurs qui partent sur la culture, la direction et l'adéquation du rôle. Ce modèle invite à une conversation structurée pendant ou peu après le délai de notice. À utiliser pendant le préavis ou immédiatement après le départ.
Les entretiens de départ fournissent des informations précieuses sur les forces et les domaines d'amélioration—des données que vous ne pourrez plus obtenir après le départ. En Suisse, un entretien pendant ou après la période de notice est la pratique standard et montre le respect professionnel.
Ce modèle est bref et neutre. Il n'exerce aucune pression ; la participation est volontaire, mais la plupart des collaborateurs coopèrent lorsqu'on leur demande formellement et avec un objectif clair.
Quand envoyer l'invitation
Envoyez cette invitation dès que le départ est confirmé. Si un préavis a été donné : au cours de la première semaine suivant la notification. Cela vous permet de prévoir et de mener l'entretien avant le dernier jour ouvrable.
Si la personne a déjà quitté, envoyez l'invitation dans les 5 jours ouvrables. Au-delà, la volonté de répondre diminue considérablement.
- Envoyez pendant la période de préavis, si possible
- Si déjà parti : dans les 5 jours ouvrables
- Accordez 1–2 semaines pour la réponse et l'arrangement du rendez-vous
- Menez l'entretien 2–3 jours avant le dernier jour ou dans les 10 jours suivant le départ
- Confirmez la participation 48 heures avant la réunion
- Limitez l'entretien à 30–45 minutes
Éléments clés de votre invitation
Mentionnez la personne qui mènera l'entretien (RH, responsable hiérarchique, ou direction). Expliquez l'objectif : recueillir des commentaires et identifier les forces ainsi que les domaines d'amélioration. Assurez la confidentialité dans le cadre approprié.
Offrez plusieurs créneaux et formats (en personne, Teams, téléphone). Facilitez le refus ; ce n'est pas obligatoire. Un petit geste (café, petit cadeau) montre votre gratitude.
- Indiquez le nom et le rôle de la personne qui mènera l'entretien
- Expliquez clairement l'objectif : commentaires, non évaluation
- Assurez la confidentialité dans le cadre approprié
- Proposez 3–4 créneaux sur 2–3 jours
- Offrez le choix du format : en personne, vidéo ou téléphone
- Laissez vos coordonnées directes pour les questions ou modifications
Après l'entretien
Documentez les points clés pendant ou immédiatement après l'entretien. Concentrez-vous sur les faits : clarté du rôle, charge de travail, dynamique d'équipe, commentaires sur la direction et raison du départ. Ne pas enregistrer sans consentement écrit explicite.
Recherchez des tendances sur plusieurs entretiens. Si plusieurs départs citent le même problème, priorisez les actions. Partagez les insights anonymisés avec votre équipe. Confirmez par écrit que le salaire final, le certificat de travail et la lettre de référence seront traités à temps.
- Prenez des notes manuscrites ou numériques
- Ne pas enregistrer sans consentement écrit explicite
- Concentrez-vous sur le rôle, l'équipe, la direction et les raisons du départ
- Identifiez les tendances sur plusieurs entretiens
- Partagez les insights anonymisés avec la direction
- Confirmez par écrit le salaire final, le certificat et le délai de suppression des données
Questions fréquentes
- Un entretien de départ est-il obligatoire en Suisse ?
- Non. Les entretiens de départ sont volontaires pour le collaborateur. Cependant, les conduire est une bonne pratique et montre le professionnalisme. Il n'y a pas d'obligation légale, mais aucune restriction non plus. Vérifiez votre politique d'entreprise ou votre contrat de travail.
- Puis-je utiliser les commentaires de l'entretien de départ pour contester une démission ?
- Non. L'entretien de départ est pour écouter et apprendre, pas pour négocier. Si la personne soulève un problème résoluble (p.ex. horaires flexibles), vous pouvez proposer une discussion—mais respectez sa décision de partir. L'inverse nuit à votre réputation.
- Que faire des notes de l'entretien de départ ?
- Conservez-les de manière sécurisée et séparée du dossier personnel, sauf si la loi le permet autrement. Après 3–5 ans, supprimez-les ou anonymisez-les. Si demande d'accès aux données personnelles, fournissez uniquement les notes anonymisées. Consultez un avocat en cas de doute.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.