Datenschutzerklärung für Bewerber
Eine Datenschutzerklärung für Bewerber ist eine schriftliche Mitteilung, die Sie Kandidaten—in der Stellenausschreibung, im Bewerbungsformular oder beim ersten Kontakt—zur Verfügung stellen müssen. Sie erklärt, wie Sie Daten verarbeiten, warum, wie lange Sie diese speichern und welche Rechte Bewerbende haben. Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschuss (revDSG) verpflichtet Schweizer Arbeitgeber dazu, diese Information vor oder bei der Datenerfassung zu erteilen.
Wenn Sie eine Stelle ausschreiben oder eine Bewerbung erhalten, sammeln Sie Personendaten: Lebenslauf, Kontaktdaten, Referenzen, unter Umständen Testergebnisse. Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschuss (revDSG), seit 1. September 2023 in Kraft, verpflichtet Sie, Bewerbenden transparent zu erklären, wie Sie mit ihren Informationen umgehen.
Eine Datenschutzerklärung ist nicht optional—sie ist eine gesetzliche Pflicht, sobald Sie Bewerberdaten verarbeiten. Sie schützt sowohl Kandidaten als auch Ihr Unternehmen und zeigt guten Willen bei der Einhaltung von Datenschutzanforderungen.
Wann Sie eine Datenschutzerklärung bereitstellen müssen
Stellen Sie die Erklärung beim frühestmöglichen Kontakt bereit: auf der Stellenausschreibungsseite, im Bewerbungsformular selbst oder in einer E-Mail, wenn Sie erstmals Unterlagen anfordern.
Sie müssen dies vor oder im Moment der Datenerfassung tun—nicht nachdem jemand bereits eine Bewerbung eingereicht hat. Falls Sie CVs per E-Mail ohne vorherige Erklärung sammeln, fügen Sie die Erklärung in Ihre Antwort-E-Mail ein, aber es ist besser, dies früher zu tun.
- Ergänzen Sie sie, wenn Sie eine Stelle veröffentlichen (auf Ihrer Website, LinkedIn oder einer Job-Börse).
- Wiederholen Sie sie in Ihrem Online-Bewerbungsformular oder downloadbaren Bewerbungsdossier.
- Fügen Sie sie der ersten E-Mail bei, in der Sie um einen Lebenslauf bitten.
- Dokumentieren Sie, wann und wie Sie die Erklärung bereitgestellt haben.
- Verwenden Sie klare, verständliche Sprache—Fachjargon schreckt Bewerbende ab.
- Achten Sie auf Barrierefreiheit (Schriftgrösse, Kontrast, mobilfreundlich bei Online-Formaten).
Was Ihre Datenschutzerklärung enthalten muss
Das revDSG verlangt spezifische Inhalte: wer Sie sind (Firmenname und Kontakt); welche Daten Sie erfassen und warum; wie lange Sie diese speichern; und welche Rechte Bewerbende haben (Zugang, Berichtigung, Löschung).
Sie müssen auch Drittparteien benennen, mit denen Sie Daten austausch—Rekrutierungssoftwareanbieter, Referenzkontrolleure oder Hintergrundprüfungsunternehmen—und die Einhaltung des Schweizer Datenschutzes bestätigen.
- Ihr Firmenname, Adresse und eine Kontaktperson (häufig der Personalverantwortliche oder Büroleiter).
- Der Zweck der Verarbeitung (Eignung für die Rolle beurteilen, Qualifikationen überprüfen, Einhaltung von Arbeitsgesetzen).
- Kategorien erfasster Daten (Lebenslauf, Anschreiben, Testergebnisse, Referenzen, Interviewnotizen).
- Aufbewahrungsdauer (typischerweise drei Monate bis ein Jahr nach Einstellungsentscheid, länger bei Anstellung).
- Rechte der Bewerbenden: Zugang zu ihren Daten, Berichtigung, Löschung und wie diese geltend gemacht werden können.
- Namen externer Datenverarbeiter (z. B. zenRecruiting.ai, Hintergrundprüfungsunternehmen, Spachtestanbieter).
Häufige Fehler und Best Practice
Der häufigste Fehler ist Stille: Viele KMU erfassen CVs ohne jede Datenschutzerklärung und lassen Bewerbende im Dunkeln. Das ist nicht konform und schadet dem Vertrauen. Ein zweiter Fehler ist, die Erklärung in eine unlesbare Fussnote zu verstecken—unleserliche Erklärungen erfüllen die Transparenzanforderung nicht.
Best Practice: Schreiben Sie eine kurze, freundliche Erklärung (200–300 Wörter) und platzieren Sie sie prominent. Überprüfen Sie sie jährlich und aktualisieren Sie sie, wenn sich Ihre Datenpraktiken ändern (z. B. neue Testtools oder Datenübermittlung an Recruiter in einem anderen Kanton).
- Nehmen Sie nicht an, Bewerbende hätten durch ihre Bewerbung implizit zugestimmt—explizite Mitteilung ist erforderlich.
- Erfassen Sie nicht mehr Daten als nötig (z. B. Fotos anfordern, wenn dies für die Rolle nicht relevant ist).
- Speichern Sie CVs nicht unbegrenzt; dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie (z. B. nach einem Jahr löschen, wenn nicht eingestellt).
- Vergessen Sie nicht, die Erklärung zu aktualisieren, wenn Sie ein Rekrutierungsunternehmen engagieren oder neue Software nutzen.
- Testen Sie die Lesbarkeit: Bitten Sie einen Kollegen, sie in 30 Sekunden zu lesen und zu erklären, was mit seinen Daten geschieht.
- Konsultieren Sie eine Anwältin oder einen Anwalt, wenn Sie in mehreren Kantonen tätig sind oder sensible Daten erfassen (Gesundheit, Strafregisterauszüge).
Häufige Fragen
- Kann ich mich auf die Datenschutzerklärung der Job-Börse verlassen, auf der ich die Stelle ausschreibe?
- Nein. Die Erklärung der Job-Börse erklärt, wie *sie* Daten behandelt, nicht wie *Sie* es tun. Sie müssen Ihre eigene Erklärung bereitstellen, die erklärt: wie lange Sie CVs speichern, wer in Ihrem Team diese sieht, ob Sie Screening-Software nutzen und wie Bewerbende Sie direkt kontaktieren können.
- Was ist der Unterschied zwischen einer Datenschutzerklärung für Bewerber und einer Datenschutzrichtlinie?
- Eine Datenschutzerklärung für Bewerber ist spezifisch für die Rekrutierung und behandelt nur Daten, die Sie bei der Anstellung erfassen. Eine allgemeine Datenschutzrichtlinie gilt für alle Daten, die Sie verarbeiten (Website-Besucher, Kunden, Arbeitnehmende). Viele Arbeitgeber haben beide—die Erklärung ist eine vereinfachte, rekrutierungsspezifische Version.
- Benötige ich Zustimmung, um einen Lebenslauf für zukünftige Stellen zu speichern?
- Sie benötigen entweder ausdrückliche Zustimmung oder eine klare Aussage in Ihrer Erklärung, dass Sie CVs für zukünftige Stellenausschreibungen speichern (und für wie lange). Viele Schweizer KMU speichern vielversprechende Kandidaten-CVs 6–12 Monate lang. Teilen Sie dies von Anfang an mit; überraschen Sie sie nicht später. Ohne dokumentierte Zustimmung und Kontaktaufnahme nach sechs Monaten riskieren Sie eine Beschwerde.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.