Informativa sulla protezione dei dati per i candidati
Un'informativa sulla protezione dei dati per candidati è un documento scritto che dovete fornire ai candidati—nell'offerta di lavoro, nel modulo di candidatura o al primo contatto—spiegando come gestite i loro dati. Indica quali dati raccogliete e perché, quanto a lungo li conservate, e quali diritti hanno i candidati secondo la legge federale riveduta sulla protezione dei dati (LPDp rivista). I datori di lavoro svizzeri sono obbligati a fornire questa informazione prima o al momento della raccolta dei dati dei candidati.
Quando pubblicate un'offerta di lavoro o ricevete una candidatura, iniziate a raccogliere dati personali: CV, dettagli di contatto, referenze, talvolta risultati di test. La legge federale riveduta sulla protezione dei dati (LPDp rivista), in vigore dal 1° settembre 2023, vi obbliga a informare i candidati in modo trasparente su cosa fate dei loro dati.
Un'informativa sulla protezione dei dati non è facoltativa—è un obbligo legale ogni volta che elaborate dati di candidati. Protegge sia i candidati che la vostra azienda e dimostra buona fede nel conformarsi ai requisiti di protezione dei dati.
Quando dovete fornire un'informativa sulla protezione dei dati
Fornite l'informativa al primo contatto. Significa sulla pagina dell'offerta di lavoro, nel modulo di candidatura stesso, o in un'email di copertina quando richiedete informazioni per la prima volta.
Dovete farlo prima o al momento della raccolta dei dati—non dopo che qualcuno ha già presentato candidatura. Se raccogliete CV tramite email senza avviso preventivo, aggiungete l'informativa alla vostra email di risposta, ma è preferibile farlo prima.
- Includetela ogni volta che pubblicate un'offerta (sul vostro sito web, LinkedIn o un portale di lavoro).
- Ripetetela nel vostro modulo di candidatura online o pacchetto di candidatura scaricabile.
- Aggiungetela alla prima email in cui richiedete un CV o documenti di supporto.
- Conservate una registrazione di quando e come l'avete fornita.
- Utilizzate un linguaggio chiaro e semplice—il gergo tecnico scoraggia i candidati dal leggerla.
- Garantite accessibilità (dimensione carattere, contrasto, mobile-friendly se online).
Cosa deve contenere la vostra informativa
La LPDp rivista richiede contenuti specifici: chi siete (nome e contatto dell'azienda); quali dati raccogliete e perché; quanto a lungo li conservate; e quali diritti hanno i candidati di accedere, correggere o eliminare i loro dati.
Dovete anche nominare terze parti con cui condividete i dati—fornitori di software di reclutamento, fornitori di controllo dei precedenti, o verificatori di referenze—e confermare la conformità con la legge svizzera sulla protezione dei dati.
- Nome della vostra azienda, indirizzo e persona di contatto (spesso il responsabile del reclutamento o il gestore d'ufficio).
- Lo scopo del trattamento (valutare l'idoneità per il ruolo, verificare le qualifiche, conformità con le leggi sul lavoro).
- Categorie di dati raccolti (CV, lettera di motivazione, risultati dei test, referenze, note di colloquio).
- Periodo di conservazione (tipicamente da tre mesi a un anno dopo la decisione di assunzione, più a lungo se assunto).
- Diritti dei candidati: accesso ai loro dati, correzione, cancellazione e come esercitare questi diritti.
- Nomi di eventuali processori esterni (es. zenRecruiting.ai, società di controllo dei precedenti, fornitori di test di lingua).
Errori comuni e migliore pratica
L'errore più comune è il silenzio: molte PMI raccolgono CV senza alcuna informativa, lasciando i candidati al buio. Non è conforme e erode la fiducia. Un secondo errore è nascondere l'informativa in una nota a piè di pagina illeggibile—un'informativa illeggibile non soddisfa il requisito di trasparenza.
Migliore pratica: scrivete un'informativa breve e amichevole (200–300 parole) e posizionatela in modo visibile. Riesamimatela annualmente e aggiornatela se le vostre pratiche di trattamento dati cambiano (es. iniziate a utilizzare un nuovo strumento di test o inviate dati a un recruiter in un altro cantone).
- Non date per scontato che i candidati abbiano 'implicitamente acconsentito' candidandosi—un'informativa esplicita è il requisito legale.
- Non raccogliete dati non necessari (es. richiedere una fotografia se l'aspetto non è rilevante per il ruolo).
- Non conservate i CV indefinitamente; documentate la vostra politica di conservazione (es. eliminate dopo un anno se non assunto).
- Non dimenticate di aggiornare l'informativa se assumete un'agenzia di reclutamento o utilizzate nuovo software.
- Testate la leggibilità: chiedete a un collega di sfogliarla in 30 secondi e spiegare cosa accade ai suoi dati.
- Consultate un avvocato se operate in più cantoni o raccogliete dati sensibili (salute, certificati di carichi pendenti).
Domande frequenti
- Posso fare affidamento sull'informativa sulla protezione dei dati del portale di lavoro dove pubblico l'offerta?
- No. L'informativa del portale spiega come *loro* gestiscono i dati, non come *voi* lo fate. Dovete fornire la vostra informativa che spieghi il vostro processo: quanto a lungo conservate i CV, chi nel vostro team li vede, se utilizzate software di preselezione, e come i candidati possono contattarvi direttamente.
- Qual è la differenza tra un'informativa sulla protezione dei dati per candidati e una politica sulla privacy?
- Un'informativa per candidati è specifica per il reclutamento e copre solo i dati raccolti durante l'assunzione. Una politica sulla privacy più ampia si applica a tutti i dati che gestite (visitatori del sito, clienti, dipendenti). Molti datori di lavoro ne hanno entrambe—l'informativa è una versione semplificata e focalizzata sul reclutamento.
- Ho bisogno del consenso per conservare il CV di un candidato per future posizioni?
- Avete bisogno di consenso esplicito o di una chiara dichiarazione nella vostra informativa che conservate i CV per future offerte di lavoro (e per quanto tempo). Molte PMI svizzere conservano i CV di candidati promettenti per 6–12 mesi. Ditegli questo fin dall'inizio; non sorprendeteli dopo. Senza consenso documentato, rischiate reclami.
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.