Déclaration de protection des données pour les candidats
Une déclaration de protection des données pour les candidats est un document écrit que vous devez remettre aux candidats—dans l'offre d'emploi, le formulaire de candidature ou au premier contact—expliquant comment vous traitez leurs données. Elle couvre quelles données vous collectez, pourquoi, combien de temps vous les conservez et leurs droits en vertu de la loi fédérale révisée sur la protection des données (LPDp révisée). Les employeurs suisses ont l'obligation de fournir cette information avant ou lors de la collecte de données de candidats.
Lorsque vous publiez une offre d'emploi ou recevez une candidature, vous commencez à collecter des données personnelles : CV, coordonnées, références, parfois résultats de tests. La loi fédérale révisée sur la protection des données (LPDp révisée), entrée en vigueur le 1er septembre 2023, vous oblige à informer les candidats de manière transparente sur ce que vous faites de leurs informations.
Une déclaration de protection des données n'est pas facultative—c'est une obligation légale dès que vous traitez des données de candidats. Elle protège à la fois les candidats et votre entreprise et démontre votre bonne foi dans le respect des exigences de protection des données.
Quand vous devez fournir une déclaration de protection des données
Fournissez la déclaration dès le premier contact. Cela signifie sur la page d'offre d'emploi, dans le formulaire de candidature lui-même, ou dans un e-mail de couverture lorsque vous demandez des informations pour la première fois.
Vous devez le faire avant ou au moment de la collecte de données—pas après qu'une personne ait déjà postulé. Si vous collectez des CVs par e-mail sans avis préalable, ajoutez la déclaration à votre e-mail de réponse, mais il est préférable de la faire plus tôt.
- Incluez-la chaque fois que vous publiez une offre (sur votre site web, LinkedIn ou un portail d'emploi).
- Répétez-la dans votre formulaire de candidature en ligne ou dossier de candidature téléchargeable.
- Ajoutez-la au premier e-mail où vous demandez un CV ou des documents justificatifs.
- Conservez une trace du moment et de la façon dont vous l'avez fournie.
- Utilisez un langage clair et simple—le jargon décourage les candidats de la lire.
- Assurez l'accessibilité (taille de police, contraste, compatible mobile si en ligne).
Ce que votre déclaration doit contenir
La LPDp révisée exige des contenus spécifiques : qui vous êtes (nom et contact de l'entreprise) ; quelles données vous collectez et pourquoi ; combien de temps vous les conservez ; et les droits des candidats à accéder, corriger ou supprimer leurs informations.
Vous devez également nommer les tiers avec lesquels vous partagez les données—fournisseurs de logiciels de recrutement, prestataires de vérification d'antécédents ou vérificateurs de références—et confirmer la conformité avec la loi suisse sur la protection des données.
- Nom de votre entreprise, adresse et personne de contact (souvent le responsable du recrutement ou le gestionnaire de bureau).
- L'objectif du traitement (évaluer l'adéquation au poste, vérifier les qualifications, conformité légale du travail).
- Catégories de données collectées (CV, lettre de motivation, résultats de tests, références, notes d'entretien).
- Durée de conservation (généralement trois mois à un an après la décision d'embauche, plus longtemps si embauche).
- Droits des candidats : accès à leurs données, correction, suppression et comment exercer ces droits.
- Noms de tout processeur externe (p. ex. zenRecruiting.ai, sociétés de vérification d'antécédents, prestataires de tests de langue).
Erreurs courantes et bonne pratique
L'erreur la plus courante est le silence : nombreuses PME collectent des CVs sans aucune déclaration, laissant les candidats dans l'ignorance. Ce n'est pas conforme et érode la confiance. Une deuxième erreur est d'enterrer la déclaration dans une note de bas de page en petit caractère—une déclaration illisible ne satisfait pas l'exigence de transparence.
Bonne pratique : rédigez une courte déclaration conviviale (200–300 mots) et placez-la bien en évidence. Révisez-la annuellement et mettez-la à jour si vos pratiques de données changent (p. ex. vous commencez à utiliser un nouvel outil de test ou envoyez des données à un recruteur dans un autre canton).
- Ne supposez pas que les candidats ont 'implicitement consenti' en postulant—un avis explicite est l'exigence légale.
- Ne collectez pas de données dont vous n'avez pas besoin (p. ex. demander une photographie si l'apparence n'est pas pertinente ajoute de la complexité).
- Ne conservez pas les CVs indéfiniment ; documentez votre politique de conservation (p. ex. supprimer après un an si non embauché).
- N'oubliez pas de mettre à jour la déclaration si vous engagez une agence de recrutement ou utilisez nouveau logiciel.
- Testez la lisibilité : demandez à un collègue de la parcourir en 30 secondes et d'expliquer ce qui arrive à ses données.
- Consultez un avocat si vous opérez dans plusieurs cantons ou collectez des données sensibles (santé, casier judiciaire).
Questions fréquentes
- Puis-je me fier à la déclaration de protection des données du portail d'emploi où je publie l'offre ?
- Non. La déclaration du portail explique comment *ils* traitent les données, pas comment *vous* le faites. Vous devez fournir votre propre déclaration expliquant votre processus : combien de temps vous conservez les CVs, qui dans votre équipe les voit, si vous utilisez un logiciel de présélection, et comment les candidats peuvent vous contacter directement.
- Quelle est la différence entre une déclaration de protection des données pour candidats et une politique de confidentialité ?
- Une déclaration pour candidats est spécifique au recrutement et couvre seulement les données collectées pendant l'embauche. Une politique de confidentialité plus large s'applique à toutes les données que vous traitez (visiteurs du site, clients, employés). De nombreux employeurs en ont les deux—la déclaration est une version simplifiée, axée sur le recrutement.
- Ai-je besoin d'un consentement pour conserver le CV d'un candidat pour de futurs postes ?
- Vous avez besoin soit d'un consentement explicite, soit d'une déclaration claire dans votre avis que vous conservez les CVs pour de futures offres d'emploi (et pour combien de temps). Nombreuses PME suisses gardent les CVs de candidats prometteurs 6–12 mois. Dites-le à l'avance ; ne les surprenez pas plus tard. Sans consentement documenté, vous risquez une plainte.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.