Einladungsvorlage für Vorstellungsgespräche
Nutzen Sie diese Vorlage, um Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Füllen Sie Datum, Uhrzeit, Ort (Kanton/Stadt), Stellentitel und Pensum aus. Halten Sie die Einladung kurz und klar. Bestätigen Sie eine Rückmeldungsfrist und nennen Sie Kontaktdetails für Änderungen.
Eine prompte, professionelle Einladung setzt einen guten Ton und respektiert die Zeit des Kandidaten. Diese Vorlage funktioniert für Telefon-, Video- oder persönliche Gespräche in Ihrem Büro oder an einem neutralen Ort.
Passen Sie die eingeklammerten Felder [so] mit Ihren Daten an. Versenden Sie die Einladung 5–7 Tage im Voraus, falls möglich. Der Ton bleibt korrekt und prägnant – das ist Schweizer Recruiting.
E-Mail-Vorlage
Betreff: Einladung Vorstellungsgespräch – [Stellentitel], [Unternehmensname] Liebe/r [Vorname Kandidat/in], vielen Dank für Ihre Bewerbung. Wir interessieren uns für Sie und möchten Sie gerne zu einem Vorstellungsgespräch einladen. [Gesprächsdetails] • Datum: [Wochentag, Datum] • Uhrzeit: [HH:MM–HH:MM] • Format: [Vor Ort / Videoanruf / Telefonanruf] • Ort: [Adresse, Kanton oder Videolink] • Dauer: ca. [30 / 45 / 60] Minuten Wir sprechen über [Ihre Erfahrung in X, Ihren Hintergrund bei Y, Ihren Umgang mit Z]. Bitte bringen Sie mit [Unterlagen, Portfolio, Referenzen—oder 'nichts Besonderes']. Sollte dieser Termin nicht passen, teilen Sie uns innerhalb von 3 Tagen einen Alternativtermin mit. Kontaktieren Sie mich unter [Telefon] oder antworten Sie auf diese E-Mail. Wir freuen uns auf Sie. Freundliche Grüsse, [Ihr Name] [Ihre Funktion] [Unternehmensname] [Telefon] [E-Mail]
Füllen Sie jedes eingeklammerte Feld aus. Bestätigen Sie das Format deutlich – Videolink oder physische Adresse. Geben Sie Ihre direkten Kontaktdetails an, damit der Kandidat Sie erreichen kann, falls sich seine Pläne ändern.
- Versenden Sie 5–7 Tage im Voraus für Gespräche vor Ort.
- Für Videogespräche: Platform nennen und funktionierenden Testlink einfügen.
- Nennen Sie die Dauer, damit der Kandidat seinen Tag planen kann.
- Seien Sie spezifisch: Strasse, Gebäude, Stockwerk, Parkplatz (falls relevant).
- Klären Sie, ob Unterlagen oder Portfolio erforderlich sind.
- Setzen Sie eine Frist für Bestätigung oder Umplanung (üblicherweise 3 Tage).
Was Sie einbeziehen sollten und warum
Der Kandidat benötigt drei Informationen: Wann, wo und wie lange. Fehlt eine, entstehen Reibungen und Sie wirken unprofessionell. Ein kurzer Hinweis, worum es im Gespräch geht, hilft ihm bei der Vorbereitung und signalisiert, dass Sie organisiert sind.
Geben Sie immer eine Fallback-Kontaktmöglichkeit. Nicht jeder Kandidat antwortet innerhalb von Stunden per E-Mail. Eine Telefonnummer oder alternative E-Mail reduziert Ausfälle und Planungschaos.
- Bestätigen Sie die Rückmeldungserwartung: 'Bitte antworten Sie bis [Datum].'
- Nennen Sie den/die Gesprächspartner, damit der Kandidat weiss, nach wem er an der Rezeption fragen muss.
- In kleineren Kantonen oder ländlichen Regionen: Hinweise zu Parkplatz oder ÖV-Anbindung geben.
- Ist die Stelle in Teilzeit (z. B. 80% Pensum), können Sie dies erwähnen, um unnötige Gespräche zu vermeiden.
- Fragen Sie in der Einladungsphase nicht nach persönlichen Daten (ID, Geburtsdatum, AHV-Nummer).
- Halten Sie die E-Mail unter 200 Wörtern; Kandidaten scannen, sie lesen nicht.
Häufige Varianten
Mehrstufige Interviews: Senden Sie zunächst nur die erste Einladung. Nach dem ersten Gespräch versenden Sie eine separate Einladung zur zweiten Runde mit eigenen Details. Das hält die Logistik klar und reduziert E-Mail-Chaos.
Gruppeninterviews oder Team-Treffen: Nennen Sie die Teilnehmer und ihre Funktionen. Klarheit darüber, wen der Kandidat trifft, reduziert Nervosität und verbessert seine Vorbereitung.
- Remote-Team, lokaler Kandidat: Bieten Sie Video an, es sei denn, Ihr Prozess erfordert einen Vor-Ort-Besuch.
- Test oder Assessment: Erwähnen Sie es explizit. 'Sie absolvieren vor dem Gespräch einen 30-minütigen schriftlichen Test.'
- Lunch oder soziale Komponente: Teilen Sie es mit. 'Nach dem formalen Gespräch essen wir mit dem Team.'
- Kurzfristige Umplanung Ihrerseits: Bieten Sie 2–3 Alternativtermine und entschuldigen Sie sich für die Kurzfristigkeit.
- Kandidat in anderem Kanton: Video spart Reisezeit und -kosten.
- Externe Personalvermittlung beteiligt: Klären Sie, wer die finale Einladung verschickt.
Häufige Fragen
- Wie lange vor dem Termin sollte ich die Einladung versenden?
- 5–7 Tage sind Standard für Vor-Ort- oder Videogespräche. Für Telefonscreenings reichen 2–3 Tage. Eine längere Vorlaufzeit wirkt professionell und gibt Kandidaten Zeit zur Vorbereitung und Termin-Umplanung. Wenn Sie schneller handeln müssen, erklären Sie warum und bieten Sie einen Telefonanruf zur Umplanung an.
- Sollte ich Gehalt oder Pensum in der Einladung nennen?
- Nicht erforderlich, aber hilfreich. Ist die Stelle Teilzeit (z. B. 60% Pensum) oder flexibel gestaffelt, nennen Sie es früh, um Zeit zu sparen. Gehaltsgespräche erfolgen üblicherweise nach erfolgreichem Interview. Wenn Ihre Firma zu einem bestimmten Zeitpunkt über Kompensation spricht, verweisen Sie darauf: 'Vergütung besprechen wir nach der ersten Runde.'
- Was tun, wenn der Kandidat nicht bis zur Frist antwortet?
- Senden Sie 2 Tage vor dem Termin eine Erinnerung, in der Sie Bestätigung fordern. Meldet sich der Kandidat nicht bis zum Stichtag, können Sie annehmen, dass er nicht kann, oder ihn direkt anrufen zur Bestätigung. Dokumentieren Sie den Austausch. Bei unentschuldigtem Fehlen können Sie dies notieren und zum nächsten Kandidaten übergehen.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.