Modèle d'Email d'Invitation à un Entretien
Utilisez ce modèle pour inviter un candidat à un entretien. Personnalisez la date, l'heure, le lieu (canton/ville), le titre du poste et le Pensum. Restez bref et clair. Confirmez un délai de réponse et fournissez les coordonnées pour toute modification.
Une invitation rapide et professionnelle établit le ton et respecte le temps du candidat. Ce modèle fonctionne pour les entretiens téléphoniques, vidéo ou en personne dans votre bureau ou un lieu neutre.
Adaptez les champs entre crochets [comme ceci] avec vos détails spécifiques. Envoyez 5–7 jours à l'avance si possible. Le ton reste correct et direct – c'est le recrutement suisse.
Modèle d'Email
Objet : Invitation à un entretien – [Titre du poste], [Nom de l'entreprise] Madame, Monsieur [Prénom du candidat], Merci pour votre candidature. Nous sommes intéressés par votre profil et vous invitons à un entretien. [Détails de la réunion] • Date : [Jour, Date] • Heure : [HH:MM–HH:MM] • Format : [En personne / Appel vidéo / Appel téléphonique] • Lieu : [Adresse, canton, ou lien vidéo] • Durée : environ [30 / 45 / 60] minutes L'entretien portera sur [votre expérience en X, votre formation en Y, votre approche de Z]. Merci de nous apporter [tout document, portfolio, références—ou 'rien de particulier']. Si cette date ne vous convient pas, veuillez nous proposer une alternative dans un délai de 3 jours. Contactez-moi directement au [téléphone] ou répondez à cet email. Nous nous réjouissons de vous rencontrer. Cordialement, [Votre nom] [Votre titre] [Nom de l'entreprise] [Téléphone] [Email]
Adaptez chaque champ entre crochets. Confirmez le format clairement – lien vidéo ou adresse physique. Incluez vos coordonnées directes afin que le candidat puisse vous joindre en cas de changement.
- Envoyez 5–7 jours à l'avance pour les entretiens en personne.
- Pour les entretiens vidéo, indiquez la plateforme et un lien de test fonctionnel.
- Mentionnez la durée pour que le candidat puisse organiser sa journée.
- Soyez précis : rue, immeuble, étage, parking si pertinent.
- Clarifiez si des documents ou un portfolio sont requis.
- Fixez un délai de confirmation ou de reprogrammation (généralement 3 jours).
Ce qu'il faut inclure et pourquoi
Le candidat a besoin de trois informations : quand, où et combien de temps. En manquer une crée des frictions et semble peu professionnel. Une brève note sur le sujet de l'entretien l'aide aussi à se préparer et montre que vous êtes organisé.
Donnez toujours un moyen de contact secondaire. Tous les candidats ne répondent pas par email dans l'heure. Un numéro de téléphone ou un email alternatif réduit les absences et la confusion logistique.
- Confirmez l'attente de réponse : 'Merci de confirmer avant le [date].'
- Nommez le/les entretien(s), afin que le candidat sache qui chercher à la réception.
- Dans les petits cantons ou zones rurales, indiquez les accès au parking ou aux transports publics.
- Si le poste est à temps partiel (p. ex. 80% Pensum), mentionnez-le pour éviter des entretiens inutiles.
- Ne demandez pas de données personnelles (ID, date de naissance, numéro AVS) au stade de l'invitation.
- Gardez l'email sous 200 mots ; les candidats scannent, ils ne lisent pas.
Variantes courantes
Entretiens multi-étapes : envoyez d'abord l'invitation au premier tour. Après ce premier entretien, envoyez une invitation distincte au deuxième tour avec ses propres détails. Cela maintient la clarté logistique et réduit l'encombrement des boîtes de réception.
Entretiens collectifs ou rencontres d'équipe : nommez les participants et leurs rôles. La clarté sur qui le candidat rencontrera réduit l'anxiété et améliore sa préparation.
- Équipe à distance, candidat local : offrez la vidéo sauf si votre processus exige une visite sur site.
- Test ou évaluation : mentionnez-le explicitement. 'Vous réaliserez un test écrit de 30 minutes avant l'entretien.'
- Déjeuner ou volet social : clarifiez-le. 'Après l'entretien formel, nous déjeunerons en équipe.'
- Reprogrammation à court terme de votre côté : proposez 2–3 créneaux alternatifs et présentez vos excuses.
- Candidat dans un autre canton : envisagez la vidéo pour économiser du temps et des frais de déplacement.
- Cabinet de recrutement externe impliqué : clarifiez qui envoie l'invitation finale.
Questions fréquentes
- Combien de temps avant l'entretien dois-je envoyer l'invitation ?
- 5–7 jours est le standard pour les entretiens en personne ou vidéo. Pour les pré-entretiens téléphoniques, 2–3 jours suffisent. Un délai plus long semble professionnel et donne au candidat le temps de se préparer et de réorganiser son emploi du temps. Si vous devez aller plus vite, expliquez pourquoi et proposez un appel pour reprogrammer si nécessaire.
- Dois-je mentionner le salaire ou le Pensum dans l'invitation ?
- Ce n'est pas obligatoire, mais c'est utile. Si le poste est à temps partiel (p. ex. 60% Pensum) ou flexible, mentionnez-le tôt pour éviter de perdre du temps. Les discussions de salaire ont généralement lieu après un entretien réussi. Si votre entreprise discute la rémunération à un stade spécifique, référencez-le : 'Nous discuterons de la compensation après le premier tour.'
- Que faire si le candidat ne répond pas avant la limite ?
- Envoyez un rappel 2 jours avant l'entretien, demandant confirmation. Si le candidat ne répond pas avant la limite, vous pouvez supposer qu'il ne peut pas venir ou l'appeler directement pour confirmer. Documentez la communication. En cas de non-présentation sans justification, vous pouvez le noter et passer au candidat suivant.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.