Modèle : Confirmer la suppression des données de candidat (nLPD)
La nouvelle loi fédérale sur la protection des données (nLPD) vous oblige à supprimer les données de candidat sur demande ou après conclusion du recrutement. Utilisez ce modèle pour confirmer par écrit et remplir votre devoir de documentation légale.
Lorsqu'un candidat demande la suppression de ses données ou que vous avez terminé le processus de recrutement, vous devez supprimer ses informations personnelles. La loi révisée sur la protection des données (nLPD) exige une confirmation écrite.
Envoyez cet email au candidat après suppression. Conservez une copie pour prouver que vous avez rempli votre obligation légale. La suppression inclut CV, lettre de motivation, formulaire de candidature, notes et tout autre document concernant le candidat.
Modèle d'email
Copiez le texte ci-dessous et personnalisez-le avec le nom du candidat, vos coordonnées et la date de suppression. Restez direct et clair.
Objet : Confirmation – Vos données de candidature supprimées Chère/Cher [Nom du candidat], Suite à votre demande du [date] / comme notre processus de recrutement pour le poste de [Titre du poste] est terminé, nous avons supprimé vos données personnelles de notre système de recrutement. Supprimés : votre CV, lettre de motivation, formulaire de candidature, notes d'entretien et tous les autres documents relatifs à votre candidature chez [Nom de l'entreprise]. Date de suppression : [Date] Nous ne conservons aucune copie. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à répondre à cet email. Cordialement, [Votre nom] [Nom de l'entreprise] [Téléphone] [Email]
- Envoyer dans les 5 jours ouvrables suivant la suppression.
- Utiliser le mode de contact préféré du candidat (email standard).
- Indiquer le titre exact du poste pour éviter la confusion.
- Inclure la date de suppression.
- Conserver cet email 3 ans comme preuve de conformité.
- Ne pas supprimer cette confirmation elle-même – seulement les données du candidat.
Quand supprimer
Supprimez les données si : le candidat le demande par écrit ; vous avez embauché quelqu'un d'autre et le processus est clos ; ou votre période de rétention interne a expiré (généralement 6–12 mois après décision).
Ne supprimez pas si vous êtes légalement tenu de conserver les données – par exemple en cas de réclamation ou de plainte salariale auprès d'une autorité cantonale.
- Le candidat demande la suppression par écrit.
- Le processus de recrutement se termine et le candidat n'a pas été retenu.
- Votre politique de rétention interne expire (documentez-la).
- Le candidat retire sa candidature.
- Ne jamais supprimer si un litige juridique est en cours ou prévisible.
- Exceptions : données salariales, dossiers fiscaux ou ordonnances judiciaires nécessitent un conseil juridique.
Qu'est-ce que la suppression
La suppression signifie retirer toutes les données personnelles : CV, lettre de motivation, notes d'entretiens, retours de références, scores, attentes salariales et correspondances stockées.
Si vous utilisez un logiciel de recrutement cloud (comme zenRecruiting), vérifiez que la fonction de suppression efface également les sauvegardes. Demandez confirmation écrite à votre fournisseur si nécessaire.
- Supprimer de tous les dossiers, brouillons et lecteurs partagés.
- Inclure les pièces jointes aux emails et fils de discussion.
- Demander à votre équipe IT ou fournisseur de logiciel de confirmer la suppression des sauvegardes.
- La suppression dans un système ne suffit pas si les données sont stockées ailleurs.
- Documenter ce qui a été supprimé et quand.
- Ne conserver aucune métadonnée, copie ou alias du dossier de candidat.
Questions fréquentes
- Dois-je supprimer les données si le candidat ne le demande pas ?
- Aucune obligation légale stricte tant que le candidat accepte la rétention (p. ex. réembauche possible). Cependant, la loi suisse attend des délais de rétention raisonnables – généralement 6–12 mois après la décision. Définissez et documentez votre propre politique. Après ce délai, supprimez proactivement ou documentez un motif de rétention.
- Et si nous utilisons un recruteur externe ou une agence ?
- Vous et le recruteur êtes responsables conjoints. Le recruteur doit supprimer les données sur votre instruction et le confirmer par écrit. Demandez confirmation au recruteur dans les 2 semaines, puis confirmez vous-même au candidat.
- Ai-je besoin d'un avocat pour envoyer ce modèle ?
- Non. Ce modèle est une confirmation administrative standard et ne nécessite pas d'examen juridique dans la plupart des cas. Cependant, si le candidat est impliqué dans un différend ou plainte, consultez un avocat avant d'envoyer.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.