Muss ich Daten loeschen, auch wenn der Bewerber nicht danach fragt?

Keine zwingende Pflicht, solange der Kandidat die Speicherung akzeptiert (z. B. für Wiedereinstellungsgruenden). Das Schweizer Recht erwartet aber angemessene Aufbewahrungsfristen – üblicherweise 6–12 Monate nach Entscheidung. Definieren und dokumentieren Sie Ihre eigene Policy. Nach diesem Zeitraum loeschen oder dokumentieren Sie einen Grund fuer die Aufbewahrung.

Was, wenn wir einen externen Recruiter oder eine Agentur einsetzen?

Sie und der Recruiter sind gemeinsam Verantwortliche. Der Recruiter muss Daten auf Ihre Anweisung hin loeschen und schriftlich bestaetigen. Fordern Sie die Bestaetigung des Recruiters innerhalb von 2 Wochen an, dann bestaetigen Sie selbst gegenueber dem Kandidaten.

Brauche ich einen Anwalt, um diese Vorlage zu verschicken?

Nein. Diese Vorlage ist eine Standard-Verwaltungsbestaetigung und braucht in den meisten Faellen keine rechtliche Pruefung. Falls aber der Kandidat in einen Streit, eine Beschwerde oder aehnliches verwickelt ist, konsultieren Sie vor dem Versand einen Anwalt.

Vorlage: Bestaetigung der Loeschung von Bewerberdaten (revDSG)

Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) verpflichtet Sie, Bewerberdaten auf Anfrage oder nach Abschluss der Personalsuche zu löschen. Nutzen Sie diese Vorlage, um die Löschung schriftlich zu bestätigen und Ihre rechtliche Dokumentationspflicht zu erfüllen.

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Wenn ein Bewerber die Löschung seiner Daten verlangt oder Sie die Personalsuche abgeschlossen haben, muss Sie diese persoenlichen Informationen loeschen. Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) verlangt eine schriftliche Bestätigung.

Senden Sie diese E-Mail nach der Loeschung an den Bewerber. Behalten Sie eine Kopie zum Nachweis, dass Sie Ihre Pflicht erfuellt haben. Die Loeschung umfasst Lebenslauf, Anschreiben, Bewerbungsformular, Notizen und alle anderen Informationen zum Kandidaten.

E-Mail-Vorlage

Kopieren Sie den Text und ergaenzen Sie Name des Bewerbers, Ihre Betriebsdaten und das Loeschdatum. Halten Sie die Sprache einfach und sachlich.

Betreff: Bestätigung – Ihre Bewerberdaten gelöscht Liebe/Lieber [Name], Auf Ihre Anfrage vom [Datum] hin / da unser Einstellungsprozess für die Position [Stellentitel] abgeschlossen ist, haben wir Ihre persoenlichen Daten aus unserem Bewerbungssystem gelöscht. Gelöscht: Ihr Lebenslauf, Anschreiben, Bewerbungsformular, Interviewnachrichten und alle sonstigen Unterlagen zu Ihrer Bewerbung bei [Firmenname]. Loeschdatum: [Datum] Wir speichern keine Kopien. Bei Fragen koennen Sie auf diese E-Mail antworten. Freundliche Grüsse, [Ihr Name] [Firmenname] [Telefon] [E-Mail]

Innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Loeschung versenden.
Bewerber-Kontaktdaten verwenden (E-Mail ist Standard).
Genaue Stellenbezeichnung und Funktion nennen.
Loeschdatum eintragen.
Diese E-Mail 3 Jahre als Nachweis aufbewahren.
Diese Bestaetigung selbst nicht loeschen – nur die Bewerberdaten.

Wann ist zu loeschen?

Loeschen Sie Daten, wenn: der Bewerber schriftlich Loeschung verlangt; Sie jemand anderen eingestellt haben und die Bewerbungsrunde geschlossen ist; oder Ihre interne Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (üblicherweise 6–12 Monate nach Entscheidung).

Loeschen Sie nicht, wenn Sie rechtlich verpflichtet sind, Daten zu speichern – beispielsweise bei Einspruch oder bei Lohnklagen bei kantonalen Behoerden.

Bewerber verlangt Loeschung schriftlich.
Bewerbungsprozess endet und Kandidat wurde nicht ausgewaehlt.
Ihre interne Aufbewahrungsfrist laueft ab (dokumentieren Sie diese).
Bewerber zieht Bewerbung zurueck.
Nie loeschen bei laufenden oder moeglichen Rechtsstreitigkeiten.
Ausnahmen: Lohnunterlagen, Steuerdaten oder Gerichtsauftraege erfordern rechtliche Beratung.

Was ist Loeschung?

Loeschung bedeutet, alle persoenlichen Daten zu entfernen: Lebenslauf, Anschreiben, Noten aus Gespraechen, Feedback zu Referenzen, Bewertungen, Gehaltserwaertungen und Korrespondenz.

Wenn Sie Cloud-Recruiting-Software nutzen (wie zenRecruiting), pruefen Sie, dass die Loeschfunktion auch Sicherungskopien entfernt. Fordern Sie schriftliche Bestätigung von Ihrem Anbieter an, falls noetig.

Aus allen Ordnern, Entwuerfen und gemeinsamen Laufwerken loeschen.
E-Mail-Anhaenge und Nachrichtenverkehr einbeziehen.
IT-Team oder Software-Anbieter um Bestaetigung loeschung aus Backups bitten.
Loeschung in einem System reicht nicht aus, wenn Daten woanders gespeichert sind.
Dokumentieren, was geloescht wurde und wann.
Keine Metadaten, Kopien oder Aliasdateien behalten.

Häufige Fragen

Muss ich Daten loeschen, auch wenn der Bewerber nicht danach fragt?: Keine zwingende Pflicht, solange der Kandidat die Speicherung akzeptiert (z. B. für Wiedereinstellungsgruenden). Das Schweizer Recht erwartet aber angemessene Aufbewahrungsfristen – üblicherweise 6–12 Monate nach Entscheidung. Definieren und dokumentieren Sie Ihre eigene Policy. Nach diesem Zeitraum loeschen oder dokumentieren Sie einen Grund fuer die Aufbewahrung.
Was, wenn wir einen externen Recruiter oder eine Agentur einsetzen?: Sie und der Recruiter sind gemeinsam Verantwortliche. Der Recruiter muss Daten auf Ihre Anweisung hin loeschen und schriftlich bestaetigen. Fordern Sie die Bestaetigung des Recruiters innerhalb von 2 Wochen an, dann bestaetigen Sie selbst gegenueber dem Kandidaten.
Brauche ich einen Anwalt, um diese Vorlage zu verschicken?: Nein. Diese Vorlage ist eine Standard-Verwaltungsbestaetigung und braucht in den meisten Faellen keine rechtliche Pruefung. Falls aber der Kandidat in einen Streit, eine Beschwerde oder aehnliches verwickelt ist, konsultieren Sie vor dem Versand einen Anwalt.

Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.