Modello: Conferma della cancellazione dei dati del candidato (nLPD)
La nuova legge federale sulla protezione dei dati (nLPD) la obbliga a cancellare i dati dei candidati su richiesta o al termine del processo di assunzione. Utilizzi questo modello per confermare per iscritto e adempiere il suo obbligo legale di documentazione.
Quando un candidato richiede la cancellazione dei suoi dati o quando ha concluso il processo di selezione, deve cancellare le informazioni personali. La legge revisata sulla protezione dei dati (nLPD) richiede una conferma scritta.
Invii questa email al candidato dopo la cancellazione. Conservi una copia come prova di adempimento del suo obbligo legale. La cancellazione include CV, lettera di presentazione, modulo di candidatura, note e ogni altro documento relativo al candidato.
Modello di email
Copi il testo qui sotto e lo personalizzi con il nome del candidato, i suoi dati aziendali e la data di cancellazione. Rimanga diretto e chiaro.
Oggetto: Conferma – I tuoi dati di candidatura sono stati cancellati Caro/Cara [Nome del candidato], A seguito della tua richiesta del [data] / poiché il nostro processo di selezione per la posizione di [Titolo posizione] è concluso, abbiamo cancellato i tuoi dati personali dal nostro sistema di reclutamento. Cancellati: il tuo CV, lettera di presentazione, modulo di candidatura, note di colloquio e tutti gli altri documenti relativi alla tua candidatura presso [Nome azienda]. Data di cancellazione: [Data] Non conserviamo alcuna copia. Se hai domande, puoi rispondere a questa email. Cordiali saluti, [Il tuo nome] [Nome azienda] [Telefono] [Email]
- Inviare entro 5 giorni lavorativi dalla cancellazione.
- Utilizzare il metodo di contatto preferito del candidato (email è standard).
- Indicare il titolo esatto della posizione per evitare confusioni.
- Includere la data di cancellazione.
- Conservare questa email per 3 anni come prova di conformità.
- Non cancellare questa conferma stessa – solo i dati del candidato.
Quando cancellare
Cancelli i dati se: il candidato lo richiede per iscritto; ha assunto qualcun altro e il processo è chiuso; o il suo periodo di conservazione interno è scaduto (solitamente 6–12 mesi dopo la decisione).
Non cancelli se è legalmente obbligato a conservare i dati – ad esempio in caso di contestazione o reclamo salariale presso un'autorità cantonale.
- Il candidato richiede la cancellazione per iscritto.
- Il processo di selezione termina e il candidato non è stato assunto.
- La sua politica interna di conservazione scade (la documenti).
- Il candidato ritira la candidatura.
- Non cancellare mai se è in corso o prevedibile una controversia legale.
- Eccezioni: dati salariali, registrazioni fiscali o ordini giudiziari richiedono consulenza legale.
Che cosa significa cancellazione
La cancellazione significa rimuovere tutti i dati personali: CV, lettera di presentazione, note di colloqui, feedback su referenze, valutazioni, aspettative salariali e corrispondenza archiviata.
Se utilizza un software di reclutamento cloud (come zenRecruiting), verifichi che la funzione di cancellazione rimuova anche i backup. Richieda conferma scritta al suo fornitore, se necessario.
- Cancellare da tutte le cartelle, bozze e unità condivise.
- Includere allegati email e thread di conversazione.
- Chiedere al suo team IT o fornitore di software di confermare la cancellazione dai backup.
- La cancellazione in un sistema non è sufficiente se i dati sono archiviati altrove.
- Documentare cosa è stato cancellato e quando.
- Non conservare metadati, copie o alias del fascicolo del candidato.
Domande frequenti
- Devo cancellare i dati se il candidato non lo richiede?
- Nessun obbligo legale assoluto finché il candidato accetta la conservazione (ad esempio per possibili nuove assunzioni). Tuttavia, la legge svizzera si aspetta periodi di conservazione ragionevoli – solitamente 6–12 mesi dopo la decisione. Definisca e documenti la sua politica interna. Dopo quel periodo, cancelli proattivamente o documenti un motivo per la conservazione.
- E se utilizziamo un recruiter esterno o un'agenzia?
- Lei e il recruiter siete responsabili congiunti. Il recruiter deve cancellare i dati su sua istruzione e confermarlo per iscritto. Richieda conferma al recruiter entro 2 settimane, quindi confermi personalmente al candidato.
- Ho bisogno di un avvocato per inviare questo modello?
- No. Questo modello è una conferma amministrativa standard e non richiede revisione legale nella maggior parte dei casi. Tuttavia, se il candidato è coinvolto in una controversia o reclamo, consulti un avvocato prima di inviare.
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.