Reisekostenersatz für Kandidaten
Reisekostenersatz bedeutet, die Kosten für Bahn-, Auto- oder Flugfahrten zu übernehmen, wenn ein Bewerber zu einem persönlichen Gespräch bei Ihnen anreist. Das Schweizer Recht verpflichtet Sie nicht dazu, aber Fairness und Konkurrenz am Arbeitsmarkt machen es zur Norm. Ihre Pflicht hängt ab vom Gesprächsstadium, der Senioritätsstufe und ob Sie den Kandidaten über Kantonsgrenzen hinweg eingeladen haben.
Wenn Sie einen Kandidaten zu einem persönlichen Interview einladen, entstehen Reisekosten—Zugtickets, Benzin, Parkgebühren oder Flüge. Das Arbeitsgesetz (ArG) und andere Schweizer Vorschriften schreiben Erstattung nicht vor.
Dennoch machen Brauch und Arbeitsmarktdruck es üblich, besonders bei höheren Positionen oder Kandidaten aus fernen Kantonen. Der Reisekostenersatz signalisiert Professionalität und baut Hürden ab.
Wann der Reisekostenersatz gilt
Erstattung ist am ehesten bei Sprachen- oder Finalrunde üblich—nicht bei jedem ersten Telefonscreening. Geografie zählt: einen Kandidaten aus Basel nach Zürich einladen verdient Erstattung; eine 15-Minuten-Lokalfahrt in der Regel nicht.
Senioritätsstufe verschärft Erwartungen. Rekrutierung eines Senior Manager oder Spezialisten aus anderem Kanton verlangt fast immer Ersatz. Einstiegskandidaten lokal zu rekrutieren erfordert das nicht. Internationale Kandidaten und Expatriate-Rollen verlangen volle Kostendeckung.
- Finalrunden: fast immer erstatten
- Zweite Runde: normalerweise bei kantonalen Grenzen
- Erste Phase: selten erstatten, besonders lokal
- Spezialisten- oder C-Suite-Rollen: immer Reisekosten decken
- Internationale Kandidaten: alle Ausgaben decken
- Abgelehnte Kandidaten: dennoch erstatten wenn eingeladen
Ihre Pflichten und was zu decken ist
Das Schweizer Recht legt Erstattungsbeträge nicht fest. Folgen Sie stattdessen diesen Grundsätzen: dokumentieren Sie Ihre Richtlinie in der Einladung; decken Sie nur angemessene, direkte Kosten; fordern Sie Belege an; zahlen Sie innerhalb von 30 Tagen aus.
Decken Sie öffentliche Verkehrsmittel (2. Klasse), angemessene Kilometerpauschale (typisch CHF 0.70–0.80 pro km nach Steuerpraxis), und Parkgebühren. Nicht: Mahlzeiten, Hotels (ausser Übernachtung), Upgrades. Dokumentieren Sie für Buchhaltung und Fairnessüberprüfungen.
- Definieren Sie Richtlinie vor Einladung
- Erstatten Sie tatsächliche Ticketkosten oder Pauschalkilometer
- Fordern Sie Original-Quittungen an
- Zahlen Sie innerhalb 30 Tagen als Auslagenersatz, nicht Lohn
- Nicht: Mahlzeiten, Hotels, 1. Klasse
- Dokumentieren Sie alle Erstattungen
Der häufigste Fehler
Arbeitgeber erstatten oft inkonsistent—manche Kandidaten bekommen Kostenersatz, andere nicht—was Fairness-Probleme schafft und Ihrem Arbeitgeber-Image schadet. Ein Kandidat, der CHF 90 für Zugfahrt zahlte und nichts erhielt, erinnert sich daran.
Der zweite Fehler: Erstattung ohne Beweis, dann kein Beleg. Das schafft Steuerfragen und macht Verteidigung schwer. Fordern Sie immer Quittungen an und dokumentieren Sie den geschäftlichen Grund (Interviewdatum, Rolle, Name).
- Nie ohne klare, dokumentierte Richtlinie erstatten
- Nicht unterschiedliche Regeln für verschiedene Kandidaten
- Immer Belege oder Buchungsbestätigungen einfordern
- Nicht als verhandelbarer Lohn behandeln
- Verlorene Zeit oder Unbequemlichkeit nicht decken
- Zahlung nicht verzögern—Kandidaten bemerken das
Häufige Fragen
- Ist Reisekostenersatz eine gesetzliche Pflicht in der Schweiz?
- Nein. Das Arbeitsgesetz (ArG) und andere Schweizer Gesetze schreiben das nicht vor. Aber Fairness, Brauch und Arbeitsmarktkonkurrenz machen es zur Standard-Praxis, besonders für Senior-Rollen oder kantonale Grenzen.
- Wie viel sollte ich für eine Autofahrt erstatten?
- Schweizer Steuerbehörden akzeptieren normalerweise CHF 0.70–0.80 pro Kilometer. Fordern Sie Kilometer-Angaben oder nutzen Sie eine Mapping-App. Überprüfen Sie die Distanz und multiplizieren Sie mit Ihrer Rate. Fordern Sie immer einen Beleg an.
- Sollte ich einen abgelehnten Kandidaten erstatten?
- Ja. Wenn Sie ihn eingeladen hatten, sollten Sie erstatten, unabhängig vom Ergebnis. Ablehnung wirkt ungerecht und schadet Ihrem Ruf. Fairness kostet weniger als Mund-zu-Mund-Schaden.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.