Vorlage: Absage nach Vorstellungsgespräch
Verschicken Sie eine Absage innerhalb eines Arbeitstages nach Ihrer Entscheidung. Halten Sie sie kurz, nennen Sie Rolle und Kandidat deutlich, vermeiden Sie falsche Hoffnungen. Diese Vorlage passt zu allen Interview-Phasen und dauert fünf Minuten.
Kandidaten verdienen eine prompte Antwort. Schweizer Arbeitgeber sollten Absagen am selben Tag oder nächsten Morgen verschicken—Verzögerungen schaden Ihrem Ruf und lassen Kandidaten im Ungewissen.
Nutzen Sie diese Vorlage für jede Interview-Phase (Vorabklärung, erstes Gespräch, Finalrunde). Passen Sie nur die eingeklammerten Felder an; Struktur und Tonalität sind für Schweizer Standards getestet.
Email-Vorlage
Kopieren Sie den Text unten und füllen Sie die eingeklammerten Felder aus. Ersetzen Sie [KANDIDAT_NAME], [STELLENTITEL], [INTERVIEW_DATUM] und [IHR_NAME]. Keine Signaturzeile nötig, nur Name und Funktion.
Versenden Sie von Ihrer Unternehmens-Email-Adresse. Nutzen Sie keine automatisierte Absage Ihrer Recruiting-Software, sofern der Kandidat dieser nicht explizit im Inserat zugestimmt hat.
- Betreff: Bewerbung für [STELLENTITEL] – Rückmeldung
- Liebe/r [KANDIDAT_NAME], vielen Dank, dass Sie sich Zeit für das Gespräch am [INTERVIEW_DATUM] genommen haben. Wir waren beeindruckt von Ihrem Hintergrund in [ein konkretes Detail]. Nach sorgfältiger Überlegung haben wir entschieden, einen anderen Kandidaten weiterzuverfolgen, dessen Profil unseren aktuellen Anforderungen besser entspricht. Wir wünschen Ihnen alles Gute bei Ihrer Suche. Freundliche Grüsse, [IHR_NAME], [IHRE_FUNKTION]
- Maximal vier Sätze.
- Nennen Sie das Gesprächsdatum und die Stelle, um zu zeigen, dass Sie den CV gelesen haben.
- Schreiben Sie nicht, dass Sie den CV aufbewahren, sofern Sie das nicht wirklich innerhalb von sechs Monaten tun.
- Erklären Sie nicht im Detail, warum Sie abgesagt haben—das führt zu Gegenargumenten und verlängert den Austausch.
Tonalität & Rechtliches
Schweizer Arbeitgeber erwarten Direktheit ohne Rohheit. Vermeiden Sie 'leider', 'bedauern' oder beschönigende Ausdrücke, die dem Kandidaten falsche Hoffnungen machen.
Es gibt keine gesetzliche Pflicht, schriftliches Feedback nach einer Absage zu geben. Falls Sie Details geben, halten Sie sich an Fakten und vermeiden Sie Urteile über die Persönlichkeit. Konsultieren Sie einen Anwalt, wenn der Kandidat später Diskriminierung geltend macht.
- Laden Sie einen abgelehnten Kandidaten nicht zu erneuten Bewerbungen ein, sofern Sie das nicht ernst meinen.
- Erwähnen Sie nicht Gehalt, Benefits oder Vergleiche zu anderen Kandidaten.
- Entschuldigen Sie sich nicht für die Absage; Sie haben das Recht zu wählen.
- Hat der Kandidat eine Behinderung und Sie sagten ab, stellen Sie sicher, dass Ihre Entscheidung stellenbezogen war—konsultieren Sie rechtlich Fachkundige im Zweifelsfall.
- Bewahren Sie Kopien aller Absage-Emails auf (normalerweise in Ihrer Recruiting-Software).
- Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) verlangt Löschung von Interview-Notizen und CV nach zwei Jahren, sofern Sie keine schriftliche Einwilligung zur längeren Aufbewahrung haben.
Nach dem Versand
Versenden Sie Absagen um 08:30–10:00 an einem Werktag, damit Kandidaten das sofort sehen und ggf. antworten können. Vermeiden Sie Freitagmittag—das wirkt, als würden Sie sich verstecken.
Möchte ein abgelehnter Kandidat Feedback, können Sie höflich ablehnen oder einen Satz geben, der an die Stellenanforderungen gebunden ist, nicht an die Persönlichkeit.
- Rechnen Sie damit, dass manche Kandidaten nachfragen. Bereiten Sie einen ehrlichen, neutralen Satz vor.
- Lassen Sie sich nicht auf Diskussionen über Ihre Entscheidung ein.
- Fragt der Kandidat um ein Arbeitszeugnis für andere Bewerbungen, lehnen Sie ab; ein Interview reicht nicht für ein Zeugnis.
- Archivieren Sie die Email-Serie zwei Jahre lang, dann löschen Sie sie.
- Falls Sie jemanden wegen Sprachanforderung oder technischem Skill abgesagt haben, können Sie dies kurz bestätigen.
- Machen Sie schnell Nägel mit Köpfen: Verzögerungen über zwei Tage senken die Annahmequote bei der zweiten Wahl deutlich.
Häufige Fragen
- Muss ich eine Absage-Email schicken, oder kann ich einfach nicht antworten?
- Es gibt keine rechtliche Pflicht, aber Schweizer Norm spricht für eine kurze Email. Schweigen schadet Ihrem Ruf als Arbeitgeber, und Kandidaten fragen oft nach, sodass Sie sowieso antworten müssen. Eine 30-Sekunden-Email ist besser.
- Kann ich per Telefon absagen statt per Email?
- Absagen per Telefon ist freundlich, aber selten in der Schweiz. Email ist sicherer (Sie haben Beweis der Nachricht, Datum und Inhalt). Falls Sie anrufen, folgen Sie mit einer Email nach, um Missverständnisse auszuschliessen.
- Wie lange darf ich Absage-Emails und Interview-Notizen aufbewahren?
- Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) verlangt Löschung nach zwei Jahren, sofern der Kandidat nicht schriftlich zugestimmt hat. Manche Kantone haben strengere Regeln. Klären Sie mit Ihrem Regionalen Arbeitsvermittlungszentrum (RAV/ORP/URC), falls unsicher.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.