Modello: Lettera di Rifiuto Dopo Colloquio
Inviate un rifiuto entro 24 ore dalla vostra decisione. Siate brevi, nominate chiaramente il ruolo e il candidato, evitate false speranze. Questo modello si adatta a qualsiasi fase di colloquio e si personalizza in cinque minuti.
I candidati meritano una risposta veloce. I datori di lavoro svizzeri dovrebbero inviare i rifiuti lo stesso giorno o il mattino successivo—i ritardi danneggiano la vostra reputazione e lasciano i candidati in sospeso.
Utilizzate questo modello per qualsiasi fase dopo un colloquio (pre-selezione, primo colloquio, fase finale). Modificate solo i campi fra parentesi; la struttura e il tono sono testati per gli standard svizzeri.
Modello Email
Copiate il testo qui sotto e compilate i campi fra parentesi. Sostituite [NOME_CANDIDATO], [TITOLO_POSIZIONE], [DATA_COLLOQUIO] e [VOSTRO_NOME]. Nessun blocco firma oltre il nome e il titolo.
Inviate dall'indirizzo email aziendale. Non utilizzate il rifiuto automatizzato del vostro software di recruiting se il candidato non ha esplicitamente acconsentito nell'annuncio.
- Oggetto: Candidatura per [TITOLO_POSIZIONE] – Riscontro
- Egregio/a [NOME_CANDIDATO], La ringraziamo per aver dedicato tempo a incontrarci il [DATA_COLLOQUIO]. Siamo rimasti impressionati dalla vostra esperienza in [un dettaglio concreto]. Dopo attenta considerazione, abbiamo deciso di procedere con un altro candidato il cui profilo corrisponde meglio alle nostre esigenze attuali. Apprezziamo il vostro interesse per [AZIENDA] e vi auguriamo buona fortuna. Cordiali saluti, [VOSTRO_NOME], [VOSTRO_TITOLO]
- Massimo quattro frasi.
- Menzionate la data del colloquio e la posizione per mostrare che avete letto il CV.
- Non dite che conserverete il CV se non lo farete davvero entro sei mesi.
- Non spiegate in dettaglio perché avete rifiutato—invita obiezioni e prolunga lo scambio.
Tono & Note Legali
I datori di lavoro svizzeri apprezzano la direttezza senza asprezza. Evitate 'purtroppo', 'rammarichiamo' o linguaggio che induce il candidato a credere che la porta rimane aperta.
Non esiste obbligo legale di fornire feedback scritti dopo un rifiuto. Se fornite dettagli, rimanete factual ed evitate giudizi sulla personalità. Consultate un avvocato se il candidato afferma successivamente discriminazione.
- Non invitate un candidato rifiutato a ripresentarsi fra sei mesi se non lo intendete davvero.
- Non menzionate stipendio, benefici o confronti con altri candidati.
- Non vi scusate per il rifiuto; avete il diritto di scegliere.
- Se il candidato ha una disabilità e l'avete rifiutato, assicuratevi che la decisione fosse legata al lavoro—consultate esperti legali in caso di dubbio.
- Conservate copie di tutte le email di rifiuto (di solito nel vostro software di recruiting).
- La legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD) richiede l'eliminazione di note di colloquio e CV dopo due anni a meno che il candidato non abbia dato consenso scritto.
Dopo l'Invio
Inviate i rifiuti fra le 08:30–10:00 nei giorni feriali in modo che i candidati li vedano prontamente e possano rispondere. Evitate il pomeriggio di venerdì—sembra che vi nascondiate.
Se un candidato rifiutato chiede feedback, potete gentilmente declinare o offrire una frase legata ai requisiti del lavoro, non alla personalità.
- Aspettatevi che alcuni candidati chiedano spiegazioni. Preparate una frase onesta e neutra.
- Non entrate in discussioni sulla vostra decisione.
- Se il candidato chiede una lettera di referenza per altre candidature, rifiutate; un colloquio non è sufficiente per una referenza.
- Archiviate la catena di email per due anni, poi eliminate.
- Se avete rifiutato qualcuno per un requisito linguistico o una competenza tecnica, potete confermarlo brevemente se richiesto.
- Procedete velocemente: ritardi oltre due giorni riducono significativamente il tasso di accettazione del secondo candidato.
Domande frequenti
- Devo inviare una lettera di rifiuto o posso semplicemente non rispondere?
- Nessun obbligo legale, ma la norma svizzera favorisce una breve email. Il silenzio danneggia la vostra reputazione e i candidati spesso insistono, costringendovi a rispondere. Un'email di 30 secondi è meglio.
- Posso rifiutare per telefono invece che per email?
- Il rifiuto telefonico è gentile ma raro in Svizzera. L'email è più sicura (avete la prova del messaggio, della data e del contenuto). Se telefonate, confermate con email per evitare fraintendimenti.
- Quanto a lungo devo conservare le email di rifiuto e le note del colloquio?
- La legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD) richiede l'eliminazione dopo due anni a meno che il candidato non abbia dato consenso scritto. Alcuni cantoni hanno regole più rigide. Verificate con il vostro ufficio regionale di collocamento (URC/ORP) se incerto.
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.