Dois-je envoyer une lettre de refus ou puis-je simplement ne pas répondre ?

Aucune obligation légale, mais la norme suisse favorise une brève email. Le silence endommage votre réputation d'employeur et les candidats relancent souvent, vous obligeant à répondre. Une email de 30 secondes est mieux.

Puis-je refuser par téléphone plutôt que par email ?

Un refus par téléphone est bienveillant mais rare en Suisse. L'email est plus sûr (vous avez la preuve du message, de la date et du contenu). Si vous appelez, confirmez par email pour éviter toute confusion.

Combien de temps dois-je conserver les emails de refus et notes d'entretien ?

La loi suisse sur la protection des données (LPD) exige la suppression après deux ans sauf consentement écrit. Certains cantons ont des règles plus strictes. Vérifiez avec votre office régional de placement (ORP/RAV/URC) si nécessaire.

Modèle : Lettre de Refus Après Entretien

Envoyez un refus dans les 24 heures après votre décision. Soyez bref, nommez clairement le poste et le candidat, évitez les faux espoirs. Ce modèle s'adapte à toute étape d'entretien et se personnalise en cinq minutes.

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Les candidats méritent une réponse rapide. Les employeurs suisses doivent envoyer les refus le jour même ou le lendemain matin—les délais endommagent votre réputation et laissent les candidats en suspens.

Utilisez ce modèle pour n'importe quelle étape après un entretien (pré-sélection, premier entretien, phase finale). Modifiez uniquement les champs entre crochets ; la structure et le ton sont adaptés aux normes suisses.

Modèle Email

Copiez le texte ci-dessous et remplissez les champs entre crochets. Remplacez [NOM_CANDIDAT], [TITRE_POSTE], [DATE_ENTRETIEN] et [VOTRE_NOM]. Pas de bloc signature au-delà du nom et du titre.

Envoyez depuis l'adresse email de votre entreprise. N'utilisez pas le refus automatisé de votre logiciel de recrutement si le candidat n'y a pas explicitement consenti dans l'annonce.

Objet : Candidature pour [TITRE_POSTE] – Retour
Chère/Cher [NOM_CANDIDAT], Merci d'avoir pris le temps de nous rencontrer le [DATE_ENTRETIEN]. Nous avons été impressionnés par votre expérience en [un détail concret]. Après réflexion, nous avons décidé de poursuivre avec un autre candidat dont le profil correspond mieux à nos besoins immédiats. Nous apprécions votre intérêt pour [ENTREPRISE] et vous souhaitons bonne chance. Cordialement, [VOTRE_NOM], [VOTRE_TITRE]
Maximum quatre phrases.
Mentionnez la date de l'entretien et le poste pour montrer que vous avez lu le CV.
Ne dites pas que vous conserverez le CV si vous ne le ferez pas vraiment dans les six mois.
N'expliquez pas en détail pourquoi vous avez refusé—cela invite des contre-arguments et prolonge l'échange.

Ton & Notes Juridiques

Les employeurs suisses attendent de la directivité sans brusquerie. Évitez 'malheureusement', 'regrettons' ou un langage qui laisse croire au candidat que la porte reste ouverte.

Il n'existe pas d'obligation légale de fournir des commentaires écrits après un refus. Si vous donnez des détails, restez factuel et évitez les jugements de personnalité. Consultez un avocat si le candidat prétend plus tard à la discrimination.

N'invitez pas un candidat refusé à postuler à nouveau dans six mois si vous ne le pensez pas.
Ne mentionnez pas le salaire, les avantages ou les comparaisons avec d'autres candidats.
Ne vous excusez pas de refuser ; vous avez le droit de choisir.
Si le candidat a un handicap et vous l'avez refusé, assurez-vous que votre décision était liée au poste—consultez un expert juridique en cas de doute.
Conservez des copies de tous les emails de refus (généralement dans votre logiciel de recrutement).
La loi suisse sur la protection des données (LPD) exige la suppression des notes d'entretien et du CV après deux ans sauf consentement écrit pour plus long.

Après l'Envoi

Envoyez les refus entre 08:30–10:00 en semaine pour que les candidats les voient rapidement et puissent réagir. Évitez le vendredi après-midi—c'est suspects.

Si un candidat refusé demande du feedback, vous pouvez poliment décliner ou offrir une phrase liée aux exigences du poste, non à la personnalité.

Attendez-vous à ce que certains candidats posent des questions. Préparez une phrase honnête et neutre.
N'entrez pas en débat sur votre décision.
Si le candidat demande une lettre de référence pour d'autres postes, refusez ; un entretien ne suffit pas pour une référence.
Archivez la chaîne d'emails deux ans, puis supprimez-la.
Si vous avez refusé quelqu'un pour une exigence de langue ou une compétence technique, confirmez-le brièvement si demandé.
Avancez vite : les retards de plus de deux jours réduisent le taux d'acceptation du deuxième choix.

Questions fréquentes

Dois-je envoyer une lettre de refus ou puis-je simplement ne pas répondre ?: Aucune obligation légale, mais la norme suisse favorise une brève email. Le silence endommage votre réputation d'employeur et les candidats relancent souvent, vous obligeant à répondre. Une email de 30 secondes est mieux.
Puis-je refuser par téléphone plutôt que par email ?: Un refus par téléphone est bienveillant mais rare en Suisse. L'email est plus sûr (vous avez la preuve du message, de la date et du contenu). Si vous appelez, confirmez par email pour éviter toute confusion.
Combien de temps dois-je conserver les emails de refus et notes d'entretien ?: La loi suisse sur la protection des données (LPD) exige la suppression après deux ans sauf consentement écrit. Certains cantons ont des règles plus strictes. Vérifiez avec votre office régional de placement (ORP/RAV/URC) si nécessaire.

Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.