Rimborso delle spese di trasferta dei candidati
Il rimborso delle spese di trasferta significa coprire i costi di treno, auto o aereo quando un candidato si reca a un colloquio in persona presso di voi. La legge svizzera non lo richiede, ma l'equità e la concorrenza del mercato del lavoro lo rendono uno standard. Il vostro obbligo dipende dallo stadio del colloquio, dal livello di anzianità e se avete invitato il candidato oltre i confini cantonali.
Quando invitate un candidato a un colloquio in persona, sorgono spese—biglietti ferroviari, carburante, parcheggio o voli. La Legge del lavoro (LL) e altre normative svizzere non lo richiedono.
Tuttavia, l'uso consolidato e la concorrenza spingono i datori di lavoro a coprire i costi, soprattutto per ruoli senior o candidati da cantoni lontani. È un segnale di professionalità e riduce gli ostacoli.
Quando si applica il rimborso
Il rimborso è più comune nei colloqui finali o semifinali—non in ogni primo screening telefonico. La geografia conta: invitare qualcuno da Basilea a Zurigo normalmente merita rimborso; uno spostamento locale di 15 minuti generalmente no.
Il livello di anzianità crea aspettative diverse. Reclutare un manager senior o uno specialista da altro cantone quasi sempre richiede rimborso. Reclutare candidati entry-level localmente potrebbe non richiederlo. I candidati internazionali e i ruoli di espatriati esigono sempre la copertura totale.
- Colloqui finali: quasi sempre rimborsare
- Secondo turno: solitamente se oltre confini cantonali
- Primo stadio: raramente, soprattutto localmente
- Ruoli specialisti o C-suite: sempre coprire
- Candidati internazionali: tutte le spese verificate
- Candidati rifiutati: comunque rimborsare se invitati
I vostri obblighi e cosa coprire
La legge svizzera non prescrive importi di rimborso. Seguiti invece questi principi: documentate la vostra politica nell'invito; coprite solo spese ragionevoli e dirette; chiedete ricevute; pagate entro 30 giorni.
Coprite trasporti pubblici (2ª classe), chilometraggio ragionevole (tipicamente CHF 0.70–0.80 per km secondo le norme fiscali), e parcheggio. Non coprite pasti, alberghi (salvo pernottamento), o upgrade. Documentate tutto per la contabilità.
- Definite la vostra politica prima dell'invito
- Rimborsate il costo effettivo del biglietto o forfait standard
- Richiedete ricevute originali o conferme di prenotazione
- Pagate entro 30 giorni come rimborso spese, non stipendio
- Non coprite pasti, alberghi, o prima classe
- Documentate tutti i rimborsi
L'errore più comune
I datori di lavoro spesso rimborsano in modo incoerente—alcuni candidati ricevono, altri no—creando problemi di equità e danneggiando la vostra immagine di datore di lavoro. Un candidato che paga CHF 90 di treno e non riceve nulla se ne ricorderà.
Secondo errore: rimborsare senza prova, poi non avere documentazione. Crea questioni fiscali e rende difficile la difesa. Chiedete sempre ricevute e documentate il motivo commerciale (data, ruolo, nome).
- Non rimborsate mai senza politica chiara e documentata
- Non applicate regole diverse a candidati diversi
- Raccogliete e archiviate sempre le ricevute
- Non trattate come componente di stipendio negoziabile
- Non coprite tempo perso o inconvenienti
- Non ritardate il pagamento—i candidati lo notano
Domande frequenti
- Il rimborso è un obbligo legale in Svizzera?
- No. La Legge del lavoro (LL) e altre leggi svizzere non lo richiedono. Tuttavia, l'equità, l'uso consolidato e la concorrenza del mercato lo rendono pratica standard, soprattutto per ruoli senior o distanze intercantonali.
- Quanto devo rimborsare per un tragitto in auto?
- Le autorità fiscali svizzere generalmente accettano CHF 0.70–0.80 per chilometro. Chiedete letture dell'odometro o usate uno strumento di mappatura. Verificate la distanza e moltiplicate per il vostro tasso. Chiedete sempre una ricevuta.
- Devo rimborsare un candidato rifiutato?
- Sì. Se l'avete invitato in persona, dovreste rimborsare indipendentemente dall'esito. Rifiutare appare iniquo e danneggia la vostra reputazione. L'equità costa meno dei danni di bocca in bocca.
Informazioni generali per i datori di lavoro svizzeri, non consulenza legale. Fai verificare da un legale tutto ciò che ha conseguenze giuridiche.