Arbeitsbestätigung
Eine Arbeitsbestätigung ist ein formeller Brief von Ihnen als Arbeitgeber, der bestätigt, dass jemand bei Ihrem Unternehmen arbeitet (oder gearbeitet hat). Sie dokumentiert die Jobbezeichnung, An- und Abstellungsdatum, das Pensum in Prozent und den Bruttolohn in CHF. Das Obligationenrecht (OR Artikel 360b) verpflichtet Sie, eine auszustellen, wenn die Anstellung endet. Auch Banken, Versicherungen und die RAV/ORP/URC fordern sie regelmässig an. Der häufigste Fehler: Sie geben sich ungenau aus oder zögern hinaus – seien Sie konkret beim Pensum und Lohn, und antworten Sie innerhalb von fünf Arbeitstagen.
Eine Arbeitsbestätigung ist ein kurzes, sachliches Dokument, in dem Sie bestätigen, dass jemand bei Ihrer Firma angestellt ist. Sie hält die Jobbezeichnung, An- und Abstellungsdatum (falls zutreffend), das Pensum in Prozent und den Bruttolohn in CHF fest.
Das ist nicht dasselbe wie ein Arbeitszeugnis, das die Leistung bewertet. Eine Arbeitsbestätigung ist rein administrativ: Sie beweist nur, dass die Anstellung bestand.
Wann Sie eine ausstellen müssen
Das Schweizer Arbeitsrecht (OR Artikel 360b) verpflichtet Sie, beim Anstellungsende eine Arbeitsbestätigung auszustellen – ohne dass der Arbeitnehmer danach fragen muss. Sie sollten sie am letzten Tag oder kurz danach übergeben.
In der Praxis verlangen Mitarbeitende sie auch während der Anstellung: für Hypotheken, Mietgesuche, Versicherungen oder Visa. Banken und Vermieter fragen regelmässig nach Einkommensnachweis. Die RAV/ORP/URC (kantonale Arbeitslosenversicherung) kann sie anfordern, wenn jemand Leistungen beantragt.
- Stellen Sie sie automatisch beim Anstellungsende aus – warten Sie nicht auf eine Anfrage.
- Antworten Sie auf Anfragen während der Anstellung innerhalb von fünf Arbeitstagen.
- Eine Bestätigung pro Mitarbeitender reicht; mehrfache Anfragen können auf dasselbe Dokument verweisen.
- Das Format kann ein Brief auf Firmenkopfpapier oder ein Standardformular sein.
- Fügen Sie Firmennamen, Adresse und Ausstellungsdatum ein.
- Keine gesetzliche Vorlage vorgesehen; Klarheit und Vollständigkeit zählen mehr als das Format.
Was rein muss
Nennen Sie den vollständigen Namen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers, die Jobbezeichnung und exakte Daten (An- und Abstellungsdatum). Bei laufender Anstellung schreiben Sie 'seit [Datum]' oder 'von [Datum] bis heute'.
Geben Sie immer das Pensum in Prozent an (80 %, 100 %, Teilzeit usw.) und den Bruttolohn in CHF – monatlich oder jährlich, aber machen Sie klar, welches. Wenn es einen 13. Monatslohn oder andere regelmässige Leistungen gibt, können Sie sie erwähnen. Bei variablem Lohn nennen Sie den aktuellen Satz zum Zeitpunkt der Ausstellung.
- Vollständiger Name und Geburtsdatum (falls von Bank oder Behörde verlangt).
- Jobbezeichnung und Hauptaufgaben in einem Satz.
- Anstellungsdaten: exakt mit Tag und Monat, nicht nur Jahr.
- Pensum in Prozent oder Wochenarbeitsstunden.
- Bruttolohn in CHF (nie Netto – das ist Steuersache).
- Ihre Unterschrift und eventuell das Firmenstempel.
Der häufigste Fehler
Arbeitgeber verzögern die Ausstellung oder geben eine zu vage Bestätigung ab: 'Sie verdient einen angemessenen Lohn' oder 'rund 5.000 CHF' führt zu Problemen – Banken lehnen Anträge ab, die Mitarbeiterin leidet.
Zweiter Fehler: Pensum-Verwirrtheit. Wenn jemand 80 % einer Standard-42-Stunden-Woche arbeitet, schreiben Sie '80 %' oder '33,6 Stunden' – nicht '5 Tage' (das bedeutet 100 %). Mehrdeutigkeit bremst Kredite oder Mietbewilligungen.
- Schreiben Sie exakte Zahlen: CHF 5.200 pro Monat, nicht 'circa 5.200'.
- Pensum klar: '80 %' oder '33,6 Stunden pro Woche'.
- Verzögern Sie nicht: Antworten Sie innerhalb von fünf Tagen oder stellen Sie am letzten Anstellungstag aus, ohne gefragt zu werden.
- Halten Sie fest, wer eine bekommen hat und wann.
- Aktualisieren Sie sie, wenn der Lohn ändert: Eine zwei Jahre alte Bestätigung genügt dem Kreditgeber vielleicht nicht.
- Wenn der Mitarbeitende in Krankheit oder unbezahltem Urlaub ist, bestätigen Sie sein normales Pensum und seinen Lohn, nicht reduzierte Beträge.
Häufige Fragen
- Brauche ich einen Anwalt, um eine Arbeitsbestätigung zu verfassen?
- Nein. Ein Standard-Brief oder eine Vorlage ist völlig ausreichend. Ein Anwalt wäre Overkill. Nutzen Sie klare Sprache, schliessen Sie die Fakten oben ein, und unterschreiben Sie. Wenn Ihr Kanton (z. B. Zürich Wirtschaft) eine Vorlage anbietet, nutzen Sie diese.
- Darf ich vom Mitarbeitenden eine Gebühr verlangen?
- Nein. Das Schweizer Arbeitsrecht erlaubt keine Gebühren für Arbeitsbestätigungen. Es ist eine gesetzliche Pflicht. Nur Kosten für eine Beglaubigung (falls der Empfänger sie verlangt) können auf den Mitarbeitenden entfallen.
- Was, wenn der Lohn Bonus oder Provision enthält?
- Nennen Sie den garantierten Basislohn in CHF. Sind Boni regelmässig und vorhersehbar, können Sie ergänzen: 'plus variabler Bonus durchschnittlich CHF X pro Jahr' oder 'plus Provision pro Vertrag'. Bei stark variablem Einkommen: Erfragen Sie bei der Bank oder Behörde, ob sie das Jahres-Durchschnitt lieber haben.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.