Confirmation d'emploi (Arbeitsbestätigung)
Une confirmation d'emploi est une lettre formelle de votre part, employeur, attestant que quelqu'un travaille (ou a travaillé) pour votre entreprise. Elle documente le titre du poste, les dates d'entrée et de sortie, le Pensum en pourcentage et le salaire brut en CHF. Le droit suisse (CO art. 360b) vous oblige à en émettre une à la fin de l'emploi. Les banques, assurances et l'ORP (Office régional de placement) la demandent régulièrement. L'erreur la plus courante : imprécision ou retard – soyez spécifique sur le Pensum et le salaire, et répondez dans les cinq jours ouvrables.
Une confirmation d'emploi est une courte attestation factuelle dans laquelle vous confirmez que quelqu'un travaille pour votre entreprise. Elle établit le titre du poste, les dates d'entrée et de sortie (le cas échéant), le Pensum en pourcentage et le salaire brut en CHF.
Ce n'est pas la même chose qu'un certificat de travail (Arbeitszeugnis), qui évalue les performances. Une confirmation d'emploi est purement administrative : elle prouve simplement que l'emploi a existé.
Quand vous devez en émettre une
Le droit du travail suisse (CO article 360b) vous oblige à émettre une confirmation d'emploi à la fin de l'emploi – sans que le travailleur ne la demande. Vous devez la remettre le dernier jour ou peu de temps après.
En pratique, les salariés en demandent aussi pendant l'emploi : pour des hypothèques, des demandes de location, des assurances ou des visas. Les banques et propriétaires demandent régulièrement des justificatifs de revenus. L'ORP (Office régional de placement) peut en exiger une si quelqu'un demande des allocations.
- Émettez-la automatiquement à la fin de l'emploi – n'attendez pas une demande.
- Répondez aux demandes en cours d'emploi dans les cinq jours ouvrables.
- Une seule confirmation par salarié ; plusieurs demandes peuvent renvoyer au même document.
- Le format peut être une lettre en-tête ou un formulaire standardisé.
- Incluez le nom de l'entreprise, l'adresse et la date d'émission.
- Pas de modèle légal ; la clarté et l'exhaustivité comptent plus que le format.
Éléments obligatoires
Mentionnez le nom complet du travailleur, le titre du poste et les dates exactes (entrée et sortie). Pour un emploi en cours, écrivez 'depuis [date]' ou 'du [date] à aujourd'hui'.
Précisez toujours le Pensum en pourcentage (80 %, 100 %, temps partiel, etc.) et le salaire brut en CHF – mensuel ou annuel, mais soyez clair. S'il y a un 13e mois ou d'autres avantages réguliers, vous pouvez les mentionner. Pour un salaire variable, indiquez le taux actuel au moment de l'émission.
- Nom complet et date de naissance (si demandés par la banque ou l'autorité).
- Titre du poste et principales responsabilités en une phrase.
- Dates d'emploi : exactes avec jour et mois, pas seulement l'année.
- Pensum en pourcentage ou heures hebdomadaires.
- Salaire brut en CHF (jamais le net – c'est une affaire fiscale).
- Votre signature et éventuellement le tampon de l'entreprise.
L'erreur la plus courante
Les employeurs retardent souvent l'émission d'une confirmation d'emploi ou en fournissent une trop vague : 'Elle gagne un salaire raisonnable' ou 'environ 5.000 CHF' crée des problèmes – les banques rejettent les demandes, l'employée en souffre.
Deuxième erreur : confusion sur le Pensum. Si quelqu'un travaille 80 % d'une semaine standard de 42 heures, écrivez '80 %' ou '33,6 heures' – pas '5 jours' (ce qui signifie 100 %). L'ambiguïté retarde les crédits ou les acceptations de location pour votre employée.
- Écrivez des chiffres exacts : CHF 5.200 par mois, pas 'environ 5.200'.
- Pensum clair : '80 %' ou '33,6 heures par semaine'.
- Ne tardez pas : répondez dans les cinq jours ou émettez le dernier jour d'emploi sans être demandé.
- Tenez un registre : notez qui a reçu une confirmation et quand.
- Mettez à jour si le salaire change : une confirmation vieille de deux ans peut ne pas satisfaire le prêteur.
- Si l'employée est en congé maladie ou en congé non rémunéré, confirmez son Pensum et salaire normaux, pas des montants réduits.
Questions fréquentes
- Ai-je besoin d'un avocat pour rédiger une confirmation d'emploi ?
- Non. Une lettre standard ou un modèle suffit. Un avocat serait excessif. Utilisez un langage clair, incluez les informations ci-dessus et signez. Si votre canton offre un modèle (par exemple, Geneva Chamber of Commerce), utilisez-le.
- Puis-je facturer des frais au salarié ?
- Non. Le droit du travail suisse n'autorise pas les frais pour les confirmations d'emploi. C'est une obligation légale. Seuls les coûts de certification (si le destinataire l'exige) peuvent incomber au salarié.
- Et si le salaire comprend une prime ou une commission ?
- Indiquez le salaire de base garanti en CHF. Si les primes sont régulières et prévisibles, vous pouvez ajouter : 'plus prime variable moyenne CHF X par an' ou 'plus commission par contrat'. Pour un revenu très variable, renseignez-vous auprès du prêteur ou de l'autorité – ils peuvent préférer la moyenne de l'année précédente.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.