Active Sourcing
Active Sourcing bedeutet, dass Sie oder ein Recruiter gezielt nach Kandidaten suchen und diese kontaktieren – über LinkedIn, Branchennetzwerke oder Empfehlungen –, statt auf Bewerbungen zu warten. Es wird notwendig, wenn Ihr Arbeitsmarkt angespannt ist (IT, Pflege, Handwerk) oder Sie ein sehr spezifisches Pensum oder besondere Sprachkenntnisse brauchen. Ihre Hauptpflicht: Datenschutz nach revDSG. Kandidaten, die Sie kontaktieren, müssen wissen, wie Sie ihre Kontaktdaten bekommen haben, und haben Recht auf Auskunft über Ihre Daten.
Active Sourcing ist das systematische Suchen und direkte Ansprechen von potenziellen Kandidaten, bevor diese sich bewerben. Statt eine Stelle auszuschreiben und zu warten, sprechen Sie gezielt Personen an – in Netzwerken, Branchenverbänden oder durch Mitarbeiter-Empfehlungen.
In der Schweizer Arbeitsmarkt ist Active Sourcing vor allem verbreitet in Bereichen mit strukturellen Engpässen – Gesundheitswesen, IT, Handwerk und Führungspositionen. Es hilft auch bei speziellen Anforderungen: einen deutschsprachigen Controller für ein 60%-Pensum im Wallis finden, oder einen Spezialisten mit seltenen Fachkenntnissen.
Wann Active Sourcing sinnvoll ist
Sie brauchen Active Sourcing, wenn passive Bewerbungen nicht genug geeignete Kandidaten bringen. Das passiert regelmässig in Ballungsräumen (Genf, Zürich) und in Sektoren, wo Fachkräfte knapp sind.
Auch bei ungewöhnlich spezifischen Anforderungen ist es wertvoll: ein bestimmtes Pensum-Modell, Zweisprachigkeit (Französisch–Deutsch oder Italienisch–Englisch) oder tiefe Fachkompetenz. Auf Bewerbungen zu warten kostet hier Wochen oder Monate.
- Personalengpässe in Gesundheit, Bau, IT und Handwerk
- Rollen mit seltenen Sprachkombinationen oder Zertifikaten
- Führungspositionen und spezialisierte Fachstellen
- Schnelle Einstellungen für wachsende oder saisonale Teams
- Nachfolge bei Kündigungen (Kündigungsfristen in der Schweiz sind oft lang)
- Diskrete Rekrutierung vor öffentlicher Ankündigung
Ihre rechtlichen Pflichten
Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG) regelt, wie Sie Kandidatendaten sammeln und speichern. Wenn Sie jemanden auf LinkedIn finden oder über ein Branchennetzwerk kontaktieren, muss diese Person wissen, wer Sie sind, warum Sie anrufen, und wie Sie die Kontaktdaten bekommen haben.
Sie müssen auch offenlegen, wie lange Sie Daten speichern und wozu. Auf Anfrage müssen Sie dem Kandidaten mitteilen, welche Informationen Sie über ihn halten. Diese Regeln gelten, ob Sie direkt rekrutieren oder einen Recruiter beauftragen.
- Kandidaten mitteilen, wie Sie sie gefunden haben (z. B. 'LinkedIn-Profil' oder 'Empfehlung eines Mitarbeiters')
- Klar machen, wer Sie sind, welche Stelle offensteht und warum Sie kontaktieren
- Anfragen um Dateneinsicht innerhalb von 30 Tagen beantworten (revDSG Artikel 22)
- Keine Massensammlung von Profildaten ohne rechtmässigen Grund
- Falls Sie einen Recruiter nutzen: Datenbearbeitungsvertrag unterzeichnen
- Kandidatendaten, die Sie nicht einstellen, in angemessener Frist löschen (typisch: 12 Monate)
Der häufigste Fehler
Die meisten Schweizer Arbeitgeber kontaktieren Kandidaten auf LinkedIn oder über Netzwerke, ohne zu erklären, wie sie sie gefunden haben. Ein vages 'Wir haben Ihr Profil gesehen' ist nach revDSG nicht transparent und wirkt auf Kandidaten aufdringlich.
Die Lösung ist einfach: Nennen Sie in Ihrer ersten Nachricht die Quelle ('LinkedIn-Profil', 'Empfehlung'), Ihren Firmennamen, die Stelle und den Link zu Ihrer Datenschutzerklärung. Das schafft Vertrauen und hält Sie rechtskonform.
- 'Öffentliches Profil = Kontakterlaubnis' ist rechtlich riskant
- Generische, unpersönliche Nachrichten wirken wie Spam
- Datenspeicherung ohne Erklärung in der ersten Nachricht
- Kandidatendaten ohne klaren Einstellungszweck speichern
- Active Sourcing mit Newsletter-Anmeldung vermischen
- Kandidaten auf privater E-Mail kontaktieren statt beruflicher
Häufige Fragen
- Darf ich jemanden auf LinkedIn kontaktieren, ohne vorherige Zustimmung zu haben?
- Ja, nach revDSG, solange Sie sich und Ihr Unternehmen klar identifizieren und erklären, warum Sie schreiben. Fügen Sie einen Link zu Ihrer Datenschutzerklärung bei. Zustimmung ist nicht nötig, aber Transparenz ist Pflicht. Wenn die Person verlangt, dass Sie nicht mehr schreiben, müssen Sie das akzeptieren.
- Wie lange darf ich ein CV und Kontaktdaten behalten, wenn ich nicht einstelle?
- Das revDSG legt keine feste Frist fest, aber 12 Monate ist sinnvoll, falls Sie später wieder kontaktieren. Wenn Sie das nicht vorhaben, löschen Sie die Daten früher. Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie und wenden Sie sie konsistent an.
- Soll ich einen Recruiter oder Recruiting-Software für Active Sourcing nutzen?
- Beide funktionieren, aber nur wenn sie revDSG-konform arbeiten. Schliessen Sie mit externen Recruitern oder Software einen Datenbearbeitungsvertrag ab, der klärt, wem die Daten gehören, wie lange sie gespeichert bleiben und wer Kandidaten kontaktieren darf. zenRecruiting.ai hilft Ihnen dabei.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.