Stellenbeschreibung-Vorlage: Teamassistentin
Eine Teamassistentin unterstuetzt taeglich den Betrieb ueber Abteilungen hinweg und verwaltet Termine, Korrespondenz und administrative Aufgaben. Diese Vorlage hilft Schweizer Arbeitgebern, die Rolle klar zu definieren, Verantwortungen aufzuzaehlen, Sprachanforderungen zu setzen und Leistungen wie Lohn in CHF und Pensum transparent zu kommunizieren.
Eine Teamassistentin ist das organisatorische Rueckgrat kleiner und mittlerer Teams. Die Rolle verbindet die Kommunikation zwischen Abteilungen, verwaltet Kalender und Meetings, bearbeitet Korrespondenz und sichert den reibungslosen taeglich Betrieb. Diese Vorlage leitet Sie durch die Erstellung einer klaren, ehrlichen Stellenbeschreibung.
Schweizer Arbeitgeber verankern die Ausschreibung mit Ort (Kanton/Stadt), Pensum-Prozentsatz und erwarteten Sprachkenntnissen. Enthalten Sie eine Lohnangabe in CHF, um Schweizer Normen zu erfuellen und Fehlgriffe frueh zu vermeiden.
Rollenueberblick & Aufgaben
Erklaeren Sie, was die Teamassistentin wirklich tut. Vermeiden Sie generische Formulierungen; beschreiben Sie reale Ablaeufe, die Ihr Team unterstuetzen muss. Nennen Sie, ob die Rolle einen Manager, eine ganze Abteilung oder mehrere Teams unterstuetzt.
Listen Sie 5–8 Kernaufgaben auf, die mit Ihrem Geschaeft verknuepft sind. Beispiel: Kalender verwalten, Protokolle schreiben, Spesen bearbeiten, Reisen buchen oder Ereignisse organisieren. Nennen Sie konkrete Tools (Teams, Outlook, Notion), falls diese wichtig sind.
- Verwaltung von Terminen und Koordination von Meetings fuer Fachverantwortliche oder Teams
- Vorbereitung von Traktanden, Erstellung von Protokollen und Versand von Notizen
- Bearbeitung von Korrespondenz und Gewaehrleistung zeitnaher Reaktion
- Verarbeitung von Spesenabrechnungen und Koordination von Reisebuchungen
- Unterstuetzung bei Veranstaltungs- oder Projektorganisation
- Verwaltung von Ablagen und Aktualisierung von internen Datenbanken
Zwingende & Wuenschenswerte Anforderungen
Zwingende Anforderungen sind unverzichtbar: typischerweise 2–3 Jahre Bueroerfahrung, Fliessendigkeit in einer oder mehreren Schweizer Landessprachen (Angabe, welche: Deutsch, Franzoesisch, Italienisch oder Englisch) und Sicherheit in MS Office oder Google Workspace.
Wuenschenswert sind Kandidaten konkurrenzfaehiger, sind aber nicht ausschlaggebend: Erfahrung mit HR-Software, Branchenkenntnis oder Mehrsprachigkeit. Geben Sie Sprachanforderungen immer explizit an – Sprachkenntnisse koennen in zweisprachigen Regionen entscheidend sein.
- 2+ Jahre administrative oder Teamunterstuetzungserfahrung
- Fliessend in [Deutsch / Franzoesisch / Italienisch] (schriftlich und muendlich); Englisch von Vorteil
- Sicherheit mit MS Office, Google Workspace oder aehnlichen Tools
- Starke Organisationsfaehigkeit und Sorgfalt im Detail
- Wuenschenswert: Erfahrung mit HR-Software, CRM oder Buchhaltungssystemen
- Wuenschenswert: Vertrautheit mit Ihrer Branche oder Ihrem Sektor
Das bieten wir
Geben Sie das Pensum als Prozentsatz an (z. B. 80–100%). Nennen Sie einen Lohnbereich in CHF (z. B. CHF 65.000–75.000 brutto jaehrlich fuer 100%). Schweizer Kandidaten erwarten hier Transparenz; vage Lohnangaben schrecken Bewerbungen ab.
Nennen Sie greifbare Leistungen: flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Tage, Weiterbildungsbudget, 13. Monatslohn (wenn unter Ihrer GAV oder Ihrem Vertrag verankert) oder berufliche Entwicklung. Nennen Sie Startdatum und Berichtsleitung. Seien Sie ehrlich – KMU bieten selten Konzernperks, also heben Sie hervor, was Ihr Team attraktiv macht: Kultur, Lernmoeglichkeiten, Stabilitaet oder Mission.
- Pensum: [80–100%] mit flexiblen Arbeitszeiten
- Lohn: CHF [X–Y] brutto jaehrlich, je nach Erfahrung
- Home-Office: [X Tage/Woche] oder verhandelbar
- 13. Monatslohn (falls in Ihrer Unternehmens-GAV oder im Vertrag verankert)
- Weiterbildungsbudget und Unterstuetzung bei beruflicher Entwicklung
- Unterstuetzendes Teamklima und klare Karriereperspektiven im Unternehmen
Häufige Fragen
- Soll ich den Lohn in einer Schweizer Stellenanzeige nennen?
- Ja. Schweizer Transparenznormen und neuere Gesetzgebung erwarten Lohnspannen in CHF. Eine Spanne (z. B. CHF 65.000–75.000) ist Standard. Fehlende Lohnnennungen verringern die Bewerbungsqualitaet erheeblich und signalisieren Unerfahrenheit gegenueber Kandidaten.
- Wo erwaehne ich Sprachanforderungen?
- Nennen Sie Sprachanforderungen im Abschnitt Anforderungen, nicht versteckt in der Rollenbeschreibung. Seien Sie explizit: ‹Fliessend Deutsch und Franzoesisch (muendlich und schriftlich)› oder ‹Englisch erforderlich; Deutsch oder Franzoesisch von Vorteil.› Dies spart einsprachigen Kandidaten Zeit.
- Was bedeutet ‹Pensum› und wie gebe ich es an?
- Pensum (%) ist die Schweizer Standardbezeichnung fuer Arbeitsumfang. 100% = Vollzeitanstellung (~42 Stunden/Woche, variiert nach Kanton und GAV). Nennen Sie es klar: ‹80–100% Pensum› oder ‹Pensum: 100%.› Dies ist in Schweizer Stellenanzeigen nicht verhandelbar.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.