Vorlage: Agenda für den ersten Arbeitstag
Ein strukturierter erste-Tag-Ablauf schafft Klarheit und Vertrauen. Diese Vorlage deckt IT-Zugang, Teamvorstellungen, Arbeitsplatzeinrichtung, Arbeitsvertrag und Rollenübersicht ab – alles Essenzielle für reibungsloses Onboarding in einem Schweizer KMU.
Der erste Tag prägt den Eindruck eines neuen Mitarbeitenden von Ihrem Unternehmen. Eine klare Agenda signalisiert Professionalität, reduziert Verwirrung und ermöglicht echten Beitrag vom ersten Tag. Nutzen Sie diese Vorlage, um Ihr Team durch das Wichtigste zu führen.
Passen Sie Zeiten an Ihre Teamgröße und Standortverteilung an. Kleine Teams können Aktivitäten verdichten; verteilte Teams brauchen mehr Vorlauf für Geräteversand und Videoanrufe. Teilen Sie die Agenda zwei Tage vor Arbeitsbeginn mit der neuen Person.
Vor Arbeitsbeginn: Ausrüstung & Zugang
IT-Zugriff vor Ankunft organisieren. Koordinieren Sie mit IT-Support oder externem Anbieter: Laptop, E-Mail, Telefon und Softwarelizenzen müssen aktiv sein. Verzögerte Zugänge frustrieren Neuangestellte und verschwenden ihre ersten Stunden.
Senden Sie die Agenda, Parking- oder ÖV-Details, Gebäudezutritt und Kleidercode ein Tag vor Arbeitsbeginn. Bestätigen Sie Ihre Telefonnummer und Ankunftsstelle, damit sie Sie bei Verspätung erreichen können.
- Laptop (verschlüsselt, VPN konfiguriert, Office-Software installiert)
- E-Mail-Konto und Mobilnummer aktiviert
- Cloud-Storage und Projektmanagement-Tool Zugriff
- Parking-Pass oder GA Halbtax Subvention (falls relevant)
- Gebäude-Schlüssel oder Zugangscode
- Welcome Pack mit Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung Vorlage und Unternehmensrichtlinien
Morgen: Papierkram & Sicherheit
Arbeitsvertrag durchgehen, Pensum-Prozentsatz, Gehalt und Arbeitsbeginn bestätigen. Beantworten Sie Fragen zu Sozialversicherungsabzügen (AHV/IV/ALV), Quellensteuer (falls relevant) und 13. Monatslohn bei Angebot. Dies dauert 20–30 Minuten.
Besprechen Sie Arbeitssicherheit, Fluchtwege und Unfallmeldung. Übergeben Sie Handbuch oder Intranet-Link mit Hygiene, Datenschutz und Vertraulichkeit. In regulierten Kantonen auf Arbeitssicherheitsressourcen hinweisen.
- Arbeitsvertrag unterzeichnet und Kopien ausgetauscht
- Gehalt, Leistungen und Steuerabzüge erläutert
- Datenschutz- und Vertraulichkeitsrichtlinie überprüft
- Notfallkontakte und Arbeitssicherheit erläutert
- Ferienentitlement, Kündigungsfristen und Abwesenheitsregelung
- Spesenabrechnung oder Stundenzettel Prozess (falls relevant)
Nachmittag: Team & Rollenklarheit
Neue Person dem Team vorstellen. Kurze 1:1 Gespräche mit Direktmanager, Teamleitung und wichtigen Partnern planen. 15 Minuten pro Person reichen für Namen, Rollen und informellen Willkommengruß.
Rollenerwartungen, aktuelle Projekte und erste Prioritäten für die Woche durchgehen. Check-in für Tag drei oder vier planen, um frühe Hürden zu identifizieren. Bestätigen Sie Arbeitsbeginn für Tag zwei.
- Bürorundgang: Schreibtische, Küche, Facilities
- 1:1 mit Direktmanager (Rollenübersicht, Erfolge, Teamdynamik)
- Kurze Vorstellung von drei bis vier Schlüsselkollegen über Funktionen hinweg
- Durchgang durch laufende Projekte und erstes Wochenfokus
- IT-Systeme Demo (E-Mail, Kalender, Intranet, Zeiterfassung)
- Arbeitsbeginn für Tag zwei bestätigt und erstes Feedback geklärt
Häufige Fragen
- Was ist, wenn der neue Mitarbeiter morgens seinen Laptop nicht erhalten hat?
- Haben Sie einen Backup-Plan: Leihen Sie ein entsperrtes Gerät, arrangieren Sie gemeinsamen Arbeitsplatz, oder planen Sie IT-Setup für Nachmittag. Kommunizieren Sie dies proaktiv einen Tag vorher; überraschen Sie nicht.
- Sollte ich GAV oder Branchennormen in die erste-Tag-Agenda aufnehmen?
- Ja, falls relevant. Viele Schweizer Branchen folgen Gesamtarbeitsverträgen (GAV). Referenzieren Sie diese im Handbuch oder Vertragsdurchgang; bestätigen Sie Ihre Branchenanforderungen mit kantonal-Arbeitgeberverband oder Rechtsbeistand.
- Wie handhabe ich Erste-Tag-Papierkram, wenn Vertrag noch nicht unterschrieben ist?
- Sie und Neuangestellte sollten Vertrag vor Tag eins unterzeichnen. Bei unerwarteten Verzögerungen: datierte Rollenbestätigung, Pensum, Gehalt unterschreiben; vollständig ausgefüllte Verträge innerhalb zwei Arbeitstagen austauschen.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.