Modèle : Agenda du premier jour
Un agenda structuré du premier jour crée clarté et confiance. Ce modèle couvre accès IT, présentations d'équipe, installation du poste, contrat et rôle – tout l'essentiel pour un onboarding fluide dans une PME suisse.
Le premier jour façonne l'impression d'un nouvel collaborateur sur votre entreprise. Un agenda clair signale professionnalisme, réduit confusion et permet contribution réelle dès le départ. Utilisez ce modèle pour guider votre équipe sur ce qui compte.
Adaptez les horaires à votre taille d'équipe et distribution géographique. Petites équipes peuvent compresser activités; équipes distribuées ont besoin plus de préavis pour envoi matériel et appels vidéo. Partagez agenda deux jours avant début travail.
Avant Arrivée : Équipement & Accès
Organisez accès IT avant arrivée. Coordonnez avec support IT ou prestataire externe : ordinateur portable, e-mail, téléphone et licences logiciels doivent être actifs. Accès retardés frustrent nouveaux collaborateurs et gaspillent leurs premières heures.
Envoyez agenda, détails parking/transports publics, instructions entrée bâtiment et code vestimentaire un jour avant début. Confirmez votre numéro de téléphone et point d'arrivée pour qu'ils vous joignent en cas de retard.
- Ordinateur portable (chiffré, VPN configuré, logiciels installés)
- Compte e-mail et numéro de téléphone activés
- Accès stockage cloud et outils gestion de projets
- Pass parking ou subvention GA Halbtax (si applicable)
- Clé bâtiment ou code d'accès
- Pack accueil avec contrat, modèle bulletin de paie et politiques entreprise
Matin : Formalités & Sécurité
Passez en revue contrat de travail, confirmez pourcentage pensum, salaire et date début. Répondez questions sur retenues cotisations sociales (AVS/AI/AC), impôt à la source (si applicable) et 13e mois si offert. Cela prend 20–30 minutes.
Couvrez sécurité au travail, sorties d'urgence et signalement accidents. Fournissez manuel ou lien intranet couvrant hygiène, protection données et confidentialité. Dans cantons régulés, pointez ressources sécurité au travail.
- Contrat de travail signé et copies échangées
- Salaire, avantages et retenues fiscales expliqués
- Examen politique protection données et confidentialité
- Contacts d'urgence et briefing sécurité au travail
- Entitlement congés, préavis et procédures absence
- Processus note de frais ou feuille de temps (si applicable)
Après-midi : Équipe & Clarté du Rôle
Présentez nouveau collaborateur à collègues. Planifiez courts échanges individuels avec manager direct, chef d'équipe et collaborateurs clés. 15 minutes chacun suffisent pour noms, rôles et bienvenue informelle.
Expliquez attentes du rôle, projets en cours et priorités première semaine. Planifiez vérification jour trois ou quatre pour identifier blocages précoces. Confirmez heure début jour deux.
- Tour bureau : postes de travail, cuisine, installations
- Échange 1:1 avec manager direct (vue rôle, succès clés, dynamique équipe)
- Brève présentation trois à quatre collègues clés par fonction
- Passage en revue projets en cours et priorité première semaine
- Démonstration systèmes IT (e-mail, calendrier, intranet, saisie heures)
- Heure début jour deux confirmée et feedback premier jour clairifiés
Questions fréquentes
- Que faire si le nouvel employé n'a pas reçu son ordinateur portable le matin?
- Ayez un plan de secours: prêtez un appareil déverrouillé, arrangez espace partagé, ou planifiez configuration IT après-midi. Communichez cela proactivement jour précédent; ne surprenez pas.
- Dois-je inclure CCT ou normes sectorielles dans l'agenda premier jour?
- Oui, si applicable. Beaucoup secteurs suisses suivent conventions collectives de travail (CCT). Référencez dans manuel ou passage contrat; confirmez exigences votre industrie avec association patronale cantonale ou conseil juridique.
- Comment gérer formalités premier jour si contrat n'est pas signé?
- Vous et nouvel employé devriez signer contrat avant jour un. Si retards inattendus: signez confirmation datée rôle, pensum, salaire, puis échangez contrats fully exécutés dans deux jours ouvrage.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.