Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung ist das Dokument, das Sie jedem Mitarbeitenden monatlich oder pro Zahlungsperiode ausstellen muessen und das Bruttolohn, Sozialversicherungsabzuege, Quellensteuer und Nettobetrag auflistet. Sie enthaelt alle gesetzlich vorgeschriebenen Abzuege nach Kanton und Bundesrecht und muss sieben Jahre aufbewahrt werden.
Die Lohnabrechnung ist der Nachweis Ihres Mitarbeitenden fuer sein Einkommen und gleichzeitig Ihr Compliance-Beleg. Sie zeigt den Bruttolohn und alle Abzuege—AVS/ALI/AC, Quellensteuer, Berufliche Vorsorge, Krankenversicherung und Gewerkschaftsbeitraege (falls anwendbar)—sowie den ausgezahlten Nettobetrag.
Das Arbeitsgesetz (ArG Art. 322c) schreibt vor, dass Sie vor oder bei der Lohnzahlung eine leserliche und datierte Lohnabrechnung ausstellen muessen. Die meisten Kantone erlauben die digitale Ausstellung, wenn der Mitarbeitende zustimmt. Originale oder beglaubigte Kopien muessen sieben Jahre aufbewahrt werden.
Zeitpunkt und Inhalt
Stellen Sie eine Lohnabrechnung pro Zahlungsperiode aus—typischerweise monatlich, manchmal woechentlich oder alle zwei Wochen je nach Ihrem Zahlungsrhythmus. Sie muss Abrechnungszeitraum, Bruttolohn, Abzuege einzeln, Nettobetrag und Ihre Unternehmensangaben enthalten.
Welche Posten verpflichtend sind, haengt vom Kanton ab. Alle muessen AVS/ALI/AC (Angestellten- und teilweise Arbeitgeberanteile), Quellensteuer (falls faellig), Berufliche Vorsorge (BVG/LPP) und autorisierte freiwillige Abzuege zeigen.
- Bruttolohn und Zuschlaege (Schichtzulagen, Fahrtkosten, 13. Monatslohn wenn monatlich ausbezahlt)
- Sozialversicherungsabzuege: AVS, ALI, AC mit Prozentsaetzen nach Bundesvorgaben
- Quellensteuer (falls Arbeitnehmende nicht-resident oder Kanton fordert Einbehalt)
- Berufliche Vorsorge (BVG) Abzuege und Arbeitgeberanteil (zu Transparenzgruenden angezeigt)
- Krankenversicherung oder andere versicherbare Leistungen mit Quellenabzug
- Gewerkschaftsbeitraege oder andere autorisierte Abzuege mit schriftlicher Zustimmung
Ihre Verpflichtung und Format
Sie muessen die Lohnabrechnung vor oder bei der Lohnzahlung ausstellen. Digitale Lieferung (E-Mail, Portal, PDF) ist rechtlich zulaessig, wenn Ihr Arbeitsvertrag oder Ihre Personalrichtlinien dies vorsehen und der Mitarbeitende zustimmt—keine Unterschrift erforderlich fuer routinemaessige Zustellung.
Lohnabrechnungen sind persoenliche Dokumente unter der revDSG (Schweizer Datenschutzgesetz). Speichern Sie diese sicher, geben Sie sie nur dem Mitarbeitenden aus und archivieren Sie sie sieben Jahre fuer Revisionen und Streitloesung.
- Papier oder digital—Ihre Wahl, aber digital erfordert vorherige schriftliche Zustimmung
- Muss leserlich, datiert sein und deutlich den Firmenname und Namen der angestellten Person zeigen
- GAV-Vertragsangaben eintragen, falls Lohn an Gesamtarbeitsvertrag gebunden
- Kopie (Original oder beglaubigt) mindestens sieben Jahre aufbewahren
- Wenn Sie Lohnbearbeitung auslagern, bleiben Sie fuer Genauigkeit und Zaehltigkeit verantwortlich
- Spaeter entdeckte Fehler muessen in einer Nachzahlung mit Erklaerung korrigiert werden
Haeufigster Fehler
Der verbreitetste Fehler ist, Quellensteuer zu vergessen oder falsch zu berechnen—besonders bei nicht-ansaessigen Arbeitnehmenden oder wenn der Kanton wechselt. Arbeitgeber nutzen oft pauschale Saetze oder aktualisieren Steuertabellen nicht jaehrlich.
Ein aehnlich haeufiger Fehler: Lohnabrechnungen ohne klare Aufschluesselung ausgeben, sodass weder Arbeitnehmende noch Revisoren Abzuege nachvollziehen koennen. Mehrere Abzuege unter vagem Label zu lumpen, laesst Streit entstehen und wirkt unprofessionell.
- AVS/ALI/AC und Quellensteuer-Saetze nicht aktualisieren, wenn Kantonsrecht aendert
- Arbeitgeberanteil BVG nicht erwahnen—zur Transparenz zeigen, auch wenn nicht vom Netto abgezogen
- Kopien vergessen oder zu frueh loeschen; sieben Jahre sind verpflichtend
- Abrechnungen ohne Zeitraumsdaten oder Brutto-zu-Netto-Rechnung ausstellen
- Unerlaubte Abzuege vornehmen; Zustimmung muss schriftlich vorliegen
- Lohnabrechnungen an falsche Person oder ueber unsichere Kanaele schicken (revDSG-Verletzung)
Häufige Fragen
- Muss ich Lohnabrechnungen digital versenden oder kann ich sie ausdrucken?
- Beides ist zulaessig. Digital (E-Mail, Portal) ist in Ordnung, wenn Ihr Arbeitsvertrag oder Handbucher dies vorsehen und die angestellte Person zustimmt. Papierausdrucke erfordern keine Zustimmung und sind immer sicher. Waehlen Sie die Methode, die zu Ihrem Workflow und Mitarbeitendenwunsch passt.
- Sieht die Lohnabrechnung anders aus, wenn jemand zu 60% angestellt ist?
- Nein strukturell nicht. Ihre Lohnsoft berechnet Brutto, Abzuege und Netto basierend auf dem 60%-Pensum. Vergewissern Sie sich, dass das Pensum prozentual klar aufgeschlueselt ist, damit Sie und die angestellte Person den Kalkuel ueberpruefen koennen.
- Wie lange muss ich Lohnabrechnungen wirklich aufbewahren?
- Sieben Jahre ab Ausstellungsdatum. Das deckt Steuerpruefungen, Vorsorgekonflikte und Arbeitsrechtsstreitigkeiten ab. Digitale Speicherung mit sicheren Sicherungskopien ist zulassig; stellen Sie sicher, dass Sie jede Abrechnung auf Aufforderung durch Revisor oder Mitarbeitenden abrufen koennen.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.