Einstellungs-Bewertungsformular
Ein Einstellungs-Bewertungsformular ist ein schriftliches Raster mit spezifischen Jobkriterien und Bewertungsskalen, das Sie während oder nach Interviews nutzen, um Kandidaten einheitlich zu evaluieren. Sie bewerten Fachkenntnisse, Pensum-Anforderungen und Erfahrung auf einer standardisierten Skala. Das Formular schafft Transparenz, mindert unbewusste Vorurteile und schützt Ihre Entscheidung bei Anfechtungen.
Ein Bewertungsformular dokumentiert Ihre Bewertung eines Kandidaten anhand der tatsächlichen Anforderungen der Stelle. Sie legen die Kriterien vorher fest—Fachkenntnisse, Pensum-Anforderungen, Sprachniveaus, Berufserfahrung in Jahren—und bewerten dann alle Kandidaten auf einer einheitlichen Skala (oft 1–5). Dies wird Ihre schriftliche Begründung für die Ablehnung oder Annahme.
Das Schweizer Arbeitsrecht (OR) schreibt Bewertungsformulare nicht vor, doch sie gelten als gute Praxis. Ein Formular zeigt, dass Sie auf Basis von Jobfaktoren entschieden haben, nicht auf Grund geschützter Merkmale wie Alter, Herkunft oder Geschlecht. Kantone und grössere Firmen haben oft eigene Standards; kleinere Betriebe profitieren von derselben Sorgfalt.
Wann Sie ein Bewertungsformular nutzen
Nutzen Sie ein Formular bei jedem Interview, besonders wenn mehrere Personen denselben Kandidaten befragen. So stellt sicher, dass Geschaeftsführer, Bueroorganisator und Mitarbeiter dieselben Qualitäten messen. Ohne Formular werden Interviews subjektiv und Sie können Entscheidungen nicht nachvollziehbar erklären.
Formulare sind am wertvollsten, wenn Sie häufig einstellen oder wenn die Stelle wichtig ist—technische Rollen, Rollen mit Kundendatenzugriff, oder eine Pensum-Erweiterung von Teilzeit zu Vollzeit. Für Einzeleinstellungen sind sie weniger kritisch, aber der Aufwand ist gering und der Schutz real.
- Erstellen Sie das Formular vor dem ersten Interview, nicht danach
- Listen Sie 5–8 Kriterien auf, die an die Stellenbeschreibung gebunden sind, keine Persönlichkeitsmerkmale
- Nehmen Sie objektive Messgröessen auf (Jahre Erfahrung, spezifische Zertifikate)
- Definieren Sie, was jede Bewertung bedeutet (z. B. 5 = übertrifft Anforderung, 1 = unterschreitet)
- Lassen Sie jeden Interviewer das Formular unabhängig ausfüllen, dann vergleichen Sie
- Bewahren Sie das Formular in Ihrer Personalakte mindestens drei Jahre auf
Ihre Verpflichtungen als Arbeitgeber
Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, ein Bewertungsformular zu nutzen. Aber wenn ein Kandidat Ihre Entscheidung anficht—besonders wegen Diskriminierung—wird das Formular zum Beweis, dass Sie nach Jobfitness, nicht Vorurteilen, entschieden haben. Ohne es verschiebt sich die Beweislast zu Ihnen.
Unter dem revidierten Bundesgesetz über Datenschutz (revDSG) sind alle Notizen zu Kandidaten Personendaten und müssen sicher verwahrt werden. Speichern Sie Formulare in gesperrten Dateien oder digital verschlüsselt und löschen Sie sie nach drei Jahren, es sei denn, sie sind mit einem aktiven Arbeitsvertrag verbunden.
- Dokumentieren Sie Ihre Kriterien schriftlich vor dem ersten Interview
- Wenden Sie dieselben Kriterien und Skala auf alle Kandidaten für die Stelle an
- Bewerten Sie ehrlich—passen Sie nicht die Noten an, um einen vorentschiedenen Kandidaten zu bevorzugen
- Speichern Sie Formulare sicher und getrennt von Bewerbungsmaterialien
- Seien Sie bereit, Ihre Bewertungen gegenüber einem Kandidaten oder der kantonalen Arbeitsbehörde zu erklären
- Nutzen Sie Formulare nicht, um Einstellungsregeln eines GAV oder Gesamtarbeitsvertrags zu umgehen
Der häufigste Fehler
Arbeitgeber erstellen das Formular *nachdem* sie bereits entschieden haben, wen sie einstellen. Das zerstört den ganzen Zweck. Wenn Sie es nachträglich ausfüllen, um eine spontane Entscheidung zu rechtfertigen, ist es kein Bewertungsformular—es ist eine Ausrede, und sie kann Ihnen im Streit schaden.
Der zweite Fehler sind zu vage Kriterien. «Gute Kommunikation» oder «Teamfähigkeit» sind nicht messbar und laden zu Vorurteilen ein. Bewerten Sie stattdessen nach Fakten: «Projektmanagement in einer 50%+ Pensum-Rolle für 2+ Jahre nachgewiesen» oder «Flüssig Deutsch und Grundkenntnisse Französisch.» Vage Kriterien erschweren die Verteidigung Ihrer Entscheidung.
- Bewerten Sie Kandidaten nicht nach Aussehen, Akzent oder Sympathie
- Vermeiden Sie «Kulturpassung» als Kriterium—das maskiert oft Vorurteile gegen unterschiedliche Hintergründe
- Senken oder erhöhen Sie Noten nicht strategisch für bevorzugte oder benachteiligte Kandidaten
- Lassen Sie eine starke Fähigkeit (z. B. eine Sprache) nicht Schwäche in Kernaufgaben überwinden
- Teilen Sie Formulare nicht informell oder diskutieren Sie sie auf Weise, die Vorurteile in Echtzeit offenbart
- Überspringen Sie das Formular nicht für interne Kandidaten—nutzen Sie dasselbe Raster für alle
Häufige Fragen
- Muss ich ein Bewertungsformular nach Schweizer Recht nutzen?
- Kein Gesetz schreibt es vor. Aber wenn ein Kandidat Sie wegen unfairer Kündigung oder Diskriminierung verklagt, ist ein Formular starker Beweis, dass Sie nach Leistung entschieden haben. Ohne es können Sie schwer nachweisen, dass Ihre Entscheidung fair war.
- Kann ich ein Formular nutzen, um einen internen Kandidaten zu bevorzugen?
- Sie können es für interne Kandidaten nutzen, aber es muss dieselben Kriterien wie externe Kandidaten anwenden. Verschiedene Standards für intern versus extern sieht nach Voreingenommenheit aus. Dokumentieren Sie klar, wenn ein interner Kandidat schlechter bewertet wird als ein externer.
- Wie lange muss ich das Formular aufbewahren?
- Bewahren Sie Bewertungsformulare drei Jahre auf, als Teil Ihrer Personalunterlagen. Das entspricht der Verjährungsfrist vieler Arbeitskonflikte in der Schweiz. Löschen Sie sie danach sicher, es sei denn, die eingestellte Person ist noch angestellt.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.