Muss ich ein Bewerbungsdossier führen, wenn ich jemanden einstelle?

Ja. Das Schweizer Arbeitsrecht erwartet, dass Sie Einstellungsentscheidungen dokumentieren. Das Bewerbungsdossier ist Ihr Nachweis, dass Sie faire, nicht-diskriminierende Kriterien anwandten. Auch bei informellen Einstellungen (z.B. eine Empfehlung von lokal) halten Sie Grundnotizen: Angebotsdatum, vereinbartes Gehalt, Startdatum. Das schützt Sie und den Arbeitnehmer.

Was, wenn ein Kandidat mich auffordert, seine Daten nach Ablehnung zu löschen?

Nach dem revDSG haben Kandidaten das Recht auf Löschung ('Recht auf Vergessenwerden'). Sie dürfen die Daten jedoch aufbewahren, wenn Sie ein legitimes Rechtsinteresse haben – z.B. zur Verteidigung gegen zukünftige Diskriminierungsansprüche. Ein vernünftiger Ansatz: Löschen Sie sowieso nach Ihrer Aufbewahrungsfrist, bieten Sie aber an, früher zu löschen, falls kein Streit anhängig ist.

Kann ich Notizen über Aussehen oder Privatleben eines Kandidaten machen?

Nur, falls es wirklich jobrelevant ist. Beispiel: Bei einer Tätowierungs-Richtlinie für kundenorientierte Rollen können Sie es notieren. Aber Kommentare wie 'zu viel Make-up' oder 'wirkte schüchtern' sind subjektiv und nicht zu verteidigen. Bleiben Sie bei jobgehörenden Beobachtungen. Medizinische Informationen sind extra-sensibel; bewahren Sie separate auf und nur, falls erforderlich.

Bewerbungsdossier: Ihre rechtliche Pflicht zur Verwaltung von Bewerbungsunterlagen

Das Bewerbungsdossier ist die Gesamtheit aller Unterlagen und Notizen, die Sie während eines Bewerbungsprozesses sammeln—Lebenslauf, Anschreiben, Testergebnisse, Interviewnotizen und Korrespondenz. Schweizer Arbeitgeber müssen diese Dateien sicher aufbewahren, die Privatsphäre unter dem revidierten DSG respektieren und die Unterlagen während des Bewerbungsprozesses plus eine angemessene Zeit danach aufbewahren. Der häufigste Fehler ist, Bewerbungen zu früh zu löschen oder Dateien unorganisiert zu führen, was zu Komplianzlücken führt, wenn Sie später beweisen müssen, dass Sie fair eingestellt haben.

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Das Bewerbungsdossier ist Ihre komplette Dokumentation des Weges eines Kandidaten durch Ihren Einstellungsprozess. Es enthält Lebenslauf, Anschreiben, Testergebnisse, Interviewnotizen, Gehaltserwartungen, Referenzen und alle Ihre internen Bemerkungen. In einem kleinen Team kann dies ein Ordner auf Ihrem Computer oder in zenRecruiting.ai sein. Bei grösseren Einstellungen wird es Ihr Nachweis, dass Sie fair eingestellt haben.

In der Schweiz ist das Führen und Aufbewahren eines Bewerbungsdossiers nicht optional – es ist eine praktische Notwendigkeit und rechtliche Pflicht. Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) regelt, was Sie sammeln dürfen, und das Arbeitsgesetz (ArG) setzt Erwartungen an faire Rekrutierung. Ihr Kanton kann zusätzliche Regeln haben. Die meisten kleineren Arbeitgeber unterschätzen, wie lange sie diese Dateien aufbewahren müssen.

Was gehört in ein Bewerbungsdossier

Ihre Datei sollte alles enthalten, das mit dem Kandidaten ausgetauscht wurde: Original-Lebenslauf, Anschreiben, alle Fragebögen oder Tests, die Sie ausfüllen liessen, Interviewnotizen mit Daten und Anwesenden sowie Ihre Bewertungskommentare. Wenn Sie Sprachkenntnisse, technische Fähigkeiten oder Passung testeten, gehören diese Ergebnisse in die Datei. Behalten Sie Kopien von E-Mails und allen Angeboten, die angenommen oder abgelehnt wurden.

Vermischen Sie nicht persönliche Vermutungen mit Fakten. Schreiben Sie auf, was Sie beobachteten – 'Kandidat kam 15 Minuten zu spät' statt 'wirkte unorganisiert.' Das schützt Sie, falls ein Kandidat später unfaire Behandlung beansprucht. Falls Sie jemanden ablehnten, hilft eine kurze Begründung ('zog Kandidaten mit 5+ Jahren Erfahrung vor') Ihre Entscheidung objektiv zu erklären.

Lebenslauf und Anschreiben (wie eingegangen)
Testergebnisse, Arbeitsproben oder Bewertungsergebnisse
Interviewnotizen: Datum, Anwesende, Schlüsselfragen, Ihre Bewertung
Gehaltsverhandlungsnotizen und endgültiges Angebot
Medizinische Informationen (nur falls jobrelevant; separat und sicher aufbewahren)
Ablehnung oder Annahmemitteilung

Wie lange die Datei aufbewahren und warum

Das Schweizer Arbeitsrecht legt keine genaue Aufbewahrungsdauer fest, aber die allgemeine Regel ist: Bewerbungsdossier für die gesamte Anstellungsdauer plus mindestens zwei Jahre danach aufbewahren. Falls Sie einen Kandidaten ablehnten, halten Sie die Datei ein bis zwei Jahre. Das schützt Sie, falls er Diskriminierung beansprucht – Sie können die Kriterien zeigen, die Sie anwandten. Ihre kantonale Arbeitsvermittlung kann Hinweise geben; konsultieren Sie die RAV/ORP/URC in Ihrer Region.

Falls Ihr Unternehmen überprüft wird oder einem Lohnstreitanspruch nach ArG ausgesetzt ist, ist ein komplettes Bewerbungsdossier Beweis, dass Sie faire Einstellungspraktiken folgten. Nach der Aufbewahrungsfrist löschen Sie die Datei sicher. Ein frühes Löschen kann den Eindruck erwecken, Sie hätten etwas zu verbergen.

Dateien für angestelltes Personal: gesamte Anstellungsdauer + mindestens 2 Jahre nach Austritt
Dateien für abgelehnte Bewerber: 1–2 Jahre nach Ablehnung (fragen Sie Ihren Kanton)
Verlängerung: Falls ein Kandidat die Einstellungsentscheidung anfechtet, verlängern Sie die Aufbewahrung
Sichere Löschung: Verwenden Sie Daten-Löschsoftware, nicht den Papierkorb, nach Ablauf der Frist
Dokumentieren Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie schriftlich, damit alle Manager dasselbe befolgen
Überprüfen Sie Dateien jährlich, um Duplikate und veraltete Notizen zu entfernen

Häufige Fehler und Complianceverpflichtungen

Der grösste Fehler ist, Dateien zu früh zu löschen – entweder aus Eile oder dem falschen Glauben, dass 'alte Daten nutzlos sind.' Sechs Monate nach der Einstellung löscht ein Manager das Bewerbungsdossier. Dann beansprucht ein Kandidat, er sei wegen Alter oder Herkunft abgelehnt worden. Sie können nun Ihre Notizen nicht vorlegen, um sich zu verteidigen. Eine unorganisierte Datei ist fast genauso schlecht: keine Daten, keine Namen der Anwesenden, kein klarer Grund für Ablehnung. Es signalisiert schlechte Governance.

Unter dem revDSG müssen Sie Kandidatendaten auch vor unbefugtem Zugriff schützen. Verwenden Sie passwortgeschützte Ordner, nicht offene gemeinsame Laufwerke. Falls Sie zenRecruiting.ai oder eine ähnliche Plattform nutzen, überprüfen Sie, dass sie Schweizer Datenschutzstandards erfüllt. Teilen Sie Kandidaten in Ihrer Stellenausschreibung mit, dass Sie ihre Daten für die angegebene Dauer aufbewahren. Teilen Sie ein Bewerbungsdossier nicht ausserhalb des Einstellungsteams ohne ausdrückliche Zustimmung.

Löschen Sie Dateien nicht vorzeitig; setzen Sie eine Erinnerung zum Ende Ihrer Aufbewahrungsfrist
Schreiben Sie während Interviews sachliche, datierte Notizen; vage Kommentare ('netter Mensch') helfen später nicht
Schützen Sie Dateien mit Passwörtern und Zugriffskontrolle; nicht alle müssen alle Bewerbungen sehen
Informieren Sie Kandidaten über Datenaufbewahrung in Ihrer Datenschutzerklärung (revDSG-Anforderung)
Speichern Sie sensitive Daten (medizinisch, Strafregister) nicht, ausser wenn jobrelevant; isolieren Sie diese
Für abgelehnte Kandidaten: dokumentieren Sie Ihre Auswahlkriterien und welcher Kandidat besser rangierte

Häufige Fragen

Muss ich ein Bewerbungsdossier führen, wenn ich jemanden einstelle?: Ja. Das Schweizer Arbeitsrecht erwartet, dass Sie Einstellungsentscheidungen dokumentieren. Das Bewerbungsdossier ist Ihr Nachweis, dass Sie faire, nicht-diskriminierende Kriterien anwandten. Auch bei informellen Einstellungen (z.B. eine Empfehlung von lokal) halten Sie Grundnotizen: Angebotsdatum, vereinbartes Gehalt, Startdatum. Das schützt Sie und den Arbeitnehmer.
Was, wenn ein Kandidat mich auffordert, seine Daten nach Ablehnung zu löschen?: Nach dem revDSG haben Kandidaten das Recht auf Löschung ('Recht auf Vergessenwerden'). Sie dürfen die Daten jedoch aufbewahren, wenn Sie ein legitimes Rechtsinteresse haben – z.B. zur Verteidigung gegen zukünftige Diskriminierungsansprüche. Ein vernünftiger Ansatz: Löschen Sie sowieso nach Ihrer Aufbewahrungsfrist, bieten Sie aber an, früher zu löschen, falls kein Streit anhängig ist.
Kann ich Notizen über Aussehen oder Privatleben eines Kandidaten machen?: Nur, falls es wirklich jobrelevant ist. Beispiel: Bei einer Tätowierungs-Richtlinie für kundenorientierte Rollen können Sie es notieren. Aber Kommentare wie 'zu viel Make-up' oder 'wirkte schüchtern' sind subjektiv und nicht zu verteidigen. Bleiben Sie bei jobgehörenden Beobachtungen. Medizinische Informationen sind extra-sensibel; bewahren Sie separate auf und nur, falls erforderlich.

Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.