Dossier de candidature : votre obligation légale de gérer les dossiers des candidats
Le dossier de candidature est la collection complète des documents et notes que vous rassemblez au cours du processus de recrutement – CV, lettre de motivation, résultats de tests, notes d'entretien et correspondance. Les employeurs suisses doivent conserver ces dossiers en toute sécurité, respecter la confidentialité des candidats selon la loi révisée sur la protection des données (revLPD), et les conserver pendant toute la durée du processus de recrutement plus une période raisonnable après. L'erreur la plus courante est de supprimer les candidatures trop tôt ou de gérer les dossiers de manière désorganisée, ce qui crée des lacunes en matière de conformité si vous devez ultérieurement prouver que vous avez mené une embauche équitable.
Le dossier de candidature est votre documentation complète du parcours d'un candidat dans votre processus de recrutement. Il contient le CV, la lettre de motivation, les résultats de tests, les notes d'entretien, les attentes salariales, les références et tous vos commentaires internes. Pour une petite équipe, cela peut être un dossier sur votre ordinateur ou dans zenRecruiting.ai. Pour les embauches plus importantes, c'est votre preuve que vous avez recruté équitablement.
En Suisse, constituer et conserver un dossier de candidature n'est pas optionnel – c'est une nécessité pratique et une obligation légale. La loi révisée sur la protection des données (revLPD) régit ce que vous pouvez collecter, et la loi sur le travail (LTr) fixe des attentes concernant le recrutement équitable. Votre canton peut aussi avoir des règles spécifiques. La plupart des petits employeurs sous-estiment la durée de conservation requise.
Contenu du dossier de candidature
Votre dossier doit contenir tout ce qui a été échangé avec le candidat : CV original, lettre de motivation, tout questionnaire ou test que vous lui avez demandé de remplir, notes d'entretien avec dates et participants, et vos commentaires d'évaluation. Si vous avez testé les compétences linguistiques, les aptitudes techniques ou l'adéquation culturelle, ces résultats doivent être conservés. Gardez des copies de tous les e-mails et offres acceptées ou refusées.
Ne mélangez pas les impressions personnelles avec les faits. Notez ce que vous avez observé – 'candidat arrivé 15 minutes en retard' plutôt que 'semblait désorganisé.' Cela vous protège si un candidat conteste plus tard votre décision. Si vous avez rejeté quelqu'un, une brève justification (par ex. 'préféré un candidat avec 5+ ans d'expérience') aide à expliquer votre décision objectivement.
- CV et lettre de motivation (tels que reçus)
- Résultats de tests, échantillons de travail ou résultats d'évaluation
- Notes d'entretien : date, participants, réponses clés, votre évaluation
- Notes de négociation salariale et offre finale
- Toute information médicale (seulement si pertinente pour le poste ; conserver séparément et sécurisée)
- Communication de rejet ou d'acceptation
Durée de conservation et raisons
La loi suisse sur le travail ne précise pas de durée exacte, mais la règle générale est : conserver le dossier pendant toute la durée de l'emploi, plus au moins deux ans après le départ. Si vous avez rejeté un candidat, conservez son dossier un à deux ans. Cela vous protège s'il prétend avoir subi une discrimination – vous pouvez démontrer les critères appliqués. Votre office cantonal du placement peut fournir des conseils ; consultez l'ORP/URC de votre région.
Si votre entreprise est auditée ou face à une réclamation concernant un différend salarial selon la loi sur le travail, un dossier complet est la preuve que vous avez suivi des pratiques équitables. Après la durée de conservation, supprimez le dossier de manière sécurisée. Supprimer prématurément peut donner l'impression que vous avez quelque chose à cacher.
- Conserver les dossiers pour le personnel employé : durée de l'emploi + minimum 2 ans après départ
- Conserver les dossiers des candidats rejetés : 1–2 ans après le rejet (consultez votre canton)
- Prolongation : si un candidat conteste la décision d'embauche, prolongez la conservation
- Suppression sécurisée : utilisez un logiciel d'effacement, non la corbeille, quand la période expire
- Documentez votre politique de conservation par écrit pour que tous les responsables suivent
- Examinez les dossiers annuellement pour supprimer les doublons et les notes obsolètes
Erreurs courantes et obligations légales
L'erreur numéro un est de supprimer les dossiers trop tôt – par précipitation ou la fausse conviction que 'les vieilles données sont inutiles.' Six mois après l'embauche, un responsable supprime le dossier. Puis un candidat prétend avoir été rejeté pour raison d'âge ou d'origine. Vous ne pouvez maintenant pas produire vos notes pour vous défendre. Un dossier désorganisé est presque aussi mauvais : pas de dates, pas de noms de participants, pas de raison claire du rejet. Cela indique une mauvaise gouvernance.
Selon la revLPD, vous devez aussi protéger les données des candidats contre l'accès non autorisé. Utilisez des dossiers protégés par mot de passe, pas de lecteurs partagés ouverts. Si vous utilisez zenRecruiting.ai ou une plateforme similaire, vérifiez qu'elle respecte les normes suisses de protection des données. Informez les candidats dans votre offre d'emploi que vous conserverez leurs données pour la durée stipulée. Ne partagez jamais un dossier hors de l'équipe sans consentement explicite.
- Ne supprimez pas prématurément ; fixez un rappel pour la fin de votre période de conservation
- Écrivez des notes factuelles et datées pendant les entretiens ; les commentaires vagues ne servent à rien
- Protégez les dossiers par mot de passe et contrôles d'accès ; pas tous doivent voir toutes les candidatures
- Informez les candidats de la conservation des données dans votre avis de confidentialité (exigence revLPD)
- Ne stockez pas de données sensibles (médicales, antécédents) sauf si pertinentes ; isolez-les si nécessaire
- Pour les candidats rejetés : documentez vos critères de sélection et quel candidat était mieux classé
Questions fréquentes
- Dois-je conserver un dossier de candidature si j'embauche quelqu'un ?
- Oui. La loi suisse sur le travail s'attend à ce que vous documentiez les décisions d'embauche. Le dossier de candidature est votre preuve que vous avez appliqué des critères équitables et non discriminatoires. Même pour des embauches informelles (ex. quelqu'un recommandé localement), conservez des notes élémentaires : date d'offre, salaire convenu, date de démarrage. Cela vous protège et protège l'employé.
- Que faire si un candidat me demande de supprimer ses données après un rejet ?
- Selon la revLPD, les candidats ont le droit de demander la suppression ('droit à l'oubli'). Cependant, vous pouvez conserver les données si vous avez un intérêt légitime – comme défendre contre une réclamation en discrimination ultérieure. Approche raisonnable : supprimez de toute façon après votre période de conservation, mais offrez une suppression plus rapide s'il le demande et qu'aucun différend ne soit pendante.
- Puis-je prendre des notes sur l'apparence ou la vie personnelle d'un candidat ?
- Seulement si c'est vraiment pertinent pour le poste. Par exemple, pour une politique de tatouage dans un rôle client, vous pouvez le noter. Mais des commentaires comme 'trop de maquillage' ou 'semblait timide' sont subjectifs et indéfendables. Tenez-vous aux observations liées au poste. Les informations médicales sont extra-sensibles ; conservez-les séparées et seulement si requises.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.