Absagegründe mitteilen – muss ich?
Das Schweizer Arbeitsgesetz (ArG) verpflichtet Sie nicht, Bewerbern schriftlich zu erklären, warum sie abgelehnt wurden. Wenn eine Person nachfragt, gilt es als gutes Verhalten, eine kurze, sachliche Antwort zu geben. Der häufigste Fehler: Stille bewahren, wenn jemand Feedback fordert – das wirkt verdächtig und schadet Ihrem Ruf.
In der Schweiz haben Sie nach dem Arbeitsgesetz (ArG), dem Rekrutierungsrecht oder kantonalen Arbeitnehmerschutzbestimmungen keine gesetzliche Pflicht, Bewerbern schriftliche Absagegründe zu nennen. Der Einstellungsprozess liegt in Ihrer Hand.
Dennoch: Kandidatenerfahrung zählt. Viele Schweizer Arbeitgeber geben heute kurzes, ehrliches Feedback – besonders wenn jemand mehrere Runden erreicht hat oder direkt nachfragt. Das ist gute Praxis, nicht Gesetz.
Wann entsteht eine Verpflichtung
Eine Absagepflicht entsteht nur, wenn Bewerbende Diskriminierung vermuten. Nach der revidierten Datenschutzverordnung (revDSG) haben Kandidaten das Recht zu erfahren, warum sie abgelehnt wurden und wie die Entscheidung zustande kam – besonders bei automatisiertem Screening.
Falls jemand mutmassliche Diskriminierung aufgrund von Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion oder anderen geschützten Merkmalen geltend macht, sollten Sie Ihre Auswahlkriterien klar erklären können. Dokumentation Ihres Einstellungsprozesses ist Ihr Schutz.
- Keine schriftliche Absagepflicht nach Schweizer Recht
- Bewerbende haben Datenzugangsrechte nach revDSG, wenn sie fragen
- Bei Diskriminierungsvorwürfen dreht sich die Beweislast zu Ihnen
- Kantonale Gesetze schreiben selten Benachrichtigungspflichten vor
- Schweigen ist legal, aber lädt zu Reklamationen ein
- Dokumentierte Auswahlkriterien schützen Sie im Konfliktfall
Ihre praktische Verpflichtung
Best Practice: Antworten Sie zeitnah auf Absagen, idealerweise innerhalb von 2–3 Arbeitstagen. Eine einzeilige E-Mail mit Absagebestätigung genügt; eine ausführliche Erklärung braucht es nur, wenn die Person nachfragt oder Ihr interner Prozess es verlangt.
Bei Nachfrage: sachliche, kurze Antwort, gebunden an Job-Anforderungen. «Ein anderer Kandidat hatte mehr relevante Pensum-Erfahrung» ist verteidigbar. «Wir hatten keine Chemistry» nicht.
- Antworten Sie zeitnah und höflich auf alle Bewerbenden
- Halten Sie Absagen kurz und fokussiert auf die Rolle
- Dokumentieren Sie, warum der gewählte Kandidat ausgewählt wurde
- Vermeiden Sie subjektive Formulierungen ('passt nicht ins Team')
- Bewahren Sie schriftliche Erklärungen nur auf Nachfrage
- Seien Sie konsistent: behandeln Sie vergleichbare Kandidaten gleich
Der häufigste Fehler
Viele Arbeitgeber ignorieren Nachfragen oder senden automatische Absagen ohne Reaktion. Das frustriert Kandidaten und hinterlässt keine Spur Ihrer Begründung bei späteren Streitigkeiten.
Eine simple, ehrliche E-Mail – «Wir haben den Kandidaten mit direkter relevanter Erfahrung gewählt» – dauert 30 Sekunden und schützt Ihren Ruf und Ihre rechtliche Position. Schweigen erweckt Verdacht, auch wenn keiner begründet ist.
- Ignorieren von Nachfragen wirkt gleichgültig
- Unklare Absagen schüren Diskriminierungsverdacht
- Keine Papier-Spur erschwert die Rechtfertigung später
- Personalisierte (nicht Template-)Antworten verbessern Ihren Ruf
- Kandidaten reden: Mund-zu-Mund-Propaganda verbreitet sich
- Eine kurze Erklärung kostet nichts und schafft Goodwill
Häufige Fragen
- Muss ich Gründe angeben, wenn jemand auf Diskriminierung klagt?
- Nicht von selbst, aber nach revDSG müssen Sie Ihren Entscheidungsprozess erklären, wenn gefragt. Sie müssen sich nicht entschuldigen oder umbesinnen. Ein dokumentiertes Auswahlraster ist Ihr bester Schutz. Bei Beschwerde ziehen Sie einen Anwalt zu Rate.
- Was ist, wenn meine Branche einen Gesamtarbeitsvertrag (GAV) mit speziellen Einstellungsregeln hat?
- Manche GAV schreiben Benachrichtigungspflichten oder Probezeit-Regeln vor, aber nicht zu Absagegründen. Prüfen Sie Ihren GAV. Ihr Branchenverband oder Jurist kann klären, ob extra Transparenzpflichten gelten.
- Darf ich dem Kandidaten den Namen oder Lohn des gewählten Kandidaten nennen?
- Nein. Sie können bestätigen, dass jemand anders gewählt wurde, und einen Grund zur Job-Passung nennen – nicht mehr. Die Details des Gewinners sind privat.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.