Soll ich Lohn, Benefits oder Arbeitszeiten in der Willkommens-E-Mail nennen?

Nein. Das gehört in den Arbeitsvertrag, der bereits unterzeichnet sein sollte. Die Willkommens-E-Mail ist nur Logistik: wo, wann, was mitnehmen. Tiefere Informationen gehören ins Handbuch oder ein erstes Gespräch.

Was, wenn IT-Setup mehrere Wochen dauert? Sollte ich das erwähnen?

Ja. Seien Sie ehrlich: 'Ihr Laptop wird bestellt und sollte bis [Datum] ankommen. IT kontaktiert Sie per E-Mail am [Datum] zum Setup.' Ungewissheit ist schlimmer als ein verzögertes Setup, das Sie von Anfang an kommuniziert haben.

Muss ich kantonsspezifisches Onboarding (GAV, AHV, Quellensteuer) erwähnen?

Nicht in der Willkommens-E-Mail. Das sind Lohn- und Compliance-Fragen—regeln Sie diese mit Ihrem Buchhalter oder HR-Berater vor dem ersten Tag. Erwähnen Sie es nur, wenn die Angestellte am ersten Tag ein Quellensteuer-Formular oder kantonsgebundene Vereinbarung unterschreiben muss.

Willkommens-E-Mail-Vorlage: Vor dem ersten Tag

Versenden Sie 2–3 Tage vor dem ersten Tag eine kurze, sachliche Willkommens-E-Mail. Nennen Sie Startzeit und Ort, die zuständige Ansprechperson, erforderliche Dokumente, Parkplatz- oder ÖV-Details und IT-Erwartungen. Bleiben Sie kurz und direkt—schweizerdeutsche Norm.

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Eine Willkommens-E-Mail schafft Klarheit und wirkt professionell. Die neue Angestellte weiss, wo sie hingeht, wen sie trifft und was sie erwartet. Versenden Sie sie 2–3 Werktage vor dem Startdatum.

Diese Vorlage funktioniert für jede Stelle und jeden Kanton. Passen Sie Ortsangaben, Ansprechperson und rollenspezifische Ausrüstung (Laptop, Sicherheitsausrüstung, Schlüssel) an Ihr Unternehmen an.

Notwendige praktische Informationen

Nennen Sie zunächst: exakte Startzeit (z.B. 08:00 Uhr), vollständige Adresse mit Postleitzahl, Stockwerk und Eingang sowie Name und Telefon/E-Mail der Kontaktperson für den ersten Tag—meist die direkte Vorgesetzte oder der Office Manager.

Nennen Sie erforderliche Mitnahmegegenstände: Ausweis, Wohnungsnachweis, Bankdaten für Lohnzahlung und alle unterschriebenen Verträge. Falls relevant: Quellensteuer-Formulare oder kantonsspezifische Anforderungen erwähnen.

Startzeit und Ort (Strasse, Nummer, PLZ, Stockwerk/Eingang)
Name und Telefon/E-Mail der Ansprechperson am ersten Tag
Mitnahmegegenstände: Ausweis, Wohnungsnachweis, Bankkontonummer
Parkplatzangebot oder nächste ÖV-Station (SBB, Tram, Bus)
Nicht mitbringen: persönliche Daten ungesichert, grössere Bargeldbeträge
Erwartete Dauer des ersten Tages (üblicherweise 2–4 Stunden für Admin)

IT, Ausrüstung und Arbeitsplatz

Falls IT-Setup nicht sofort erfolgt, sagen Sie es deutlich. Klären Sie, ob Laptop, Telefon oder Zugangsdaten am ersten Tag ausgegeben werden oder ob IT nachher per E-Mail kontaktiert. Klarheit vermeidet Frustration.

Bei Rollen mit spezifischer Ausrüstung (Werkzeuge, Uniform, Schlüssel): nennen Sie, was bereitgestellt wird und wofür eine Unterschrift nötig ist. Bei Mehrplatz- oder Gemeinschaftsarbeitsplätzen erwähnen Sie das. Geben Sie E-Mail oder Telefon des IT-Kontakts oder Office Managers als Ausweichkontakt an.

Laptop/Telefon: wird am ersten Tag ausgegeben oder ist bestellt (Lieferdatum)
E-Mail-Zugang: wird vor/nach dem ersten Tag eingerichtet
IT-Support-Kontakt: direkte E-Mail oder Telefon für Fragen
Zugangskarten, Schlüssel oder Schliessplatz: Ablauf und Zeitplan
Alle zu unterzeichnenden Vereinbarungen (NDA, Vertraulichkeit, Sicherheit)
Dresscode (formell, casual, rollenspezifische Sicherheitsanforderungen)

Ton und Abschluss

Halten Sie die E-Mail kurz—unter 200 Wörter. Verwenden Sie Checklisten oder Bulletpoints, damit die neue Angestellte schnell scannen kann. Unterzeichnen Sie mit Name, Titel und direkte Kontaktdaten. Vermeiden Sie Unternehmens-Jargon oder Überschwang.

Enden Sie mit: 'Falls Sie vor Ihrem Start Fragen haben, kontaktieren Sie mich gerne.' Das lädt zu Rückfragen ein, ohne Verpflichtung. Detailliertes Handbuch oder Benefits-Erklärungen gehören zum ersten Tag oder der ersten Woche.

Maximal eine Bildschirmseite (mobil-freundliche Länge)
Nutzen Sie Bulletpoints und kurze Sätze, keine Absätze
Unterzeichnen Sie mit Name, Titel, Telefon und E-Mail
Vermeiden Sie 'Wir freuen uns auf Sie'—bleiben Sie direkt und sachlich
Bieten Sie Ihre Kontaktdaten als Ausweichkontakt an
Versenden Sie 2–3 Werktage vorher, nicht die Nacht davor

Häufige Fragen

Soll ich Lohn, Benefits oder Arbeitszeiten in der Willkommens-E-Mail nennen?: Nein. Das gehört in den Arbeitsvertrag, der bereits unterzeichnet sein sollte. Die Willkommens-E-Mail ist nur Logistik: wo, wann, was mitnehmen. Tiefere Informationen gehören ins Handbuch oder ein erstes Gespräch.
Was, wenn IT-Setup mehrere Wochen dauert? Sollte ich das erwähnen?: Ja. Seien Sie ehrlich: 'Ihr Laptop wird bestellt und sollte bis [Datum] ankommen. IT kontaktiert Sie per E-Mail am [Datum] zum Setup.' Ungewissheit ist schlimmer als ein verzögertes Setup, das Sie von Anfang an kommuniziert haben.
Muss ich kantonsspezifisches Onboarding (GAV, AHV, Quellensteuer) erwähnen?: Nicht in der Willkommens-E-Mail. Das sind Lohn- und Compliance-Fragen—regeln Sie diese mit Ihrem Buchhalter oder HR-Berater vor dem ersten Tag. Erwähnen Sie es nur, wenn die Angestellte am ersten Tag ein Quellensteuer-Formular oder kantonsgebundene Vereinbarung unterschreiben muss.

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