Modèle : Lettre de confirmation d'augmentation de salaire
Ce modèle documente une augmentation de salaire par écrit, avec le nouveau salaire brut annuel en CHF, la date d'effet et le pensum. Les employeurs suisses doivent envoyer cette lettre peu de temps après l'accord pour éviter les malentendus et créer un dossier clair.
Une augmentation de salaire doit être documentée par écrit. Ce modèle couvre tous les éléments essentiels : nouveau salaire brut annuel, date d'effet et modification éventuelle du pensum. Adaptez-le à votre situation et envoyez-le dans les jours suivant la décision.
Conservez une copie signée dans le dossier personnel. Si l'employé est soumis à la retenue à la source, confirmez qu'elle continue. Si l'augmentation entraîne une modification des avantages ou des heures de travail, documentez cela séparément.
Texte de la lettre (copier et adapter)
[Date] [Nom de l'employé] [Adresse] Chère/cher [Nom de l'employé], Suite à notre entretien du [date], nous sommes heureux de vous confirmer votre augmentation de salaire, en vigueur à partir du [date].
Votre nouveau salaire brut annuel est de CHF [montant], pour un pensum de [%]. Toutes les autres conditions de votre contrat de travail restent inchangées. Cette lettre confirme notre accord verbal. Veuillez signer et nous retourner une copie pour nos dossiers. Cordialement, [Votre nom et titre]
- Insérez la date de votre conversation ou de la réunion de décision.
- Indiquez la date d'effet (le 1er du mois est standard en Suisse).
- Écrivez le montant brut annuel en CHF, non pas net ou horaire.
- Confirmez le pensum en pourcentage (100%, 80%, 50%, etc.).
- Laissez les autres conditions inchangées, sauf modification de poste, lieu ou horaires.
- Demandez une contresignature si votre processus interne l'exige.
Vérifications avant envoi
Vérifiez que le nouveau salaire respecte votre budget et les conventions collectives de travail (CCT) applicables à votre secteur et canton. Si l'augmentation découle d'une promotion formelle, établissez un nouveau contrat de travail ou un avenant formel.
Confirmez le domicile fiscal et le statut de retenue à la source de l'employé. S'il est assujetti à la retenue à la source, l'augmentation peut déclencher un recalcul ; avisez votre service de paie ou votre conseil fiscal.
- Vérifiez votre CCT pour les grilles salariales ou calendriers de révision.
- Alignez-vous avec votre cycle budgétaire annuel.
- Si le poste, le lieu ou les horaires changent, établissez un avenant de contrat formel, pas seulement une lettre de salaire.
- Confirmez le canton et le statut fiscal de l'employé dans vos dossiers.
- Si l'employé réside à l'étranger, la retenue à la source s'applique ; vérifiez auprès de votre conseil fiscal.
- Émettez la lettre avant la date d'effet pour éviter toute confusion sur les bulletins de paie.
Notes juridiques
En Suisse, les contrats de travail sont modifiés par accord écrit. Une lettre d'augmentation de salaire compte comme confirmation écrite d'une modification de contrat. Vous et l'employé devez chacun conserver une copie.
Aucun délai de congé n'est nécessaire pour accorder une augmentation ; elle prend effet à la date indiquée. Si vous réduisez ultérieurement le salaire, la Suisse exige généralement un délai d'un mois, sauf disposition contraire du contrat. Consultez un avocat si vous envisagez une réduction salariale.
- Aucune certification formelle requise ; une lettre ou un courriel suffit.
- La date que vous indiquez est contraignante ; choisissez le 1er d'un mois pour éviter les erreurs de paie.
- Une copie signée vous protège tous les deux en cas de contestation ultérieure.
- Les augmentations salariales sont des revenus imposables à partir de la date d'effet ; mettez à jour votre système de paie.
- Ne confondez pas une augmentation salariale avec une prime unique ou 13e mois.
- Si l'employé est en préavis ou s'en va, confirmez la date de fin de l'augmentation par écrit.
Questions fréquentes
- La lettre d'augmentation doit-elle être signée par l'employé ?
- La loi suisse ne l'exige pas, mais c'est une bonne pratique. Une lettre envoyée par courriel avec une demande de confirmation crée un dossier clair. Si votre contrat de travail exige des modifications par écrit et signées par les deux parties, demandez à l'employé de signer et retourner une copie.
- Que faire si l'employé est soumis à la retenue à la source ?
- Avisez immédiatement votre service de paie ou votre conseil fiscal. La retenue à la source est recalculée sur le nouveau montant brut à partir de la date d'effet. Vous devez assurer la retenue correcte et le versement en temps opportun à l'autorité fiscale. L'augmentation ne change pas le domicile fiscal ou le statut de l'employé.
- Puis-je accorder une augmentation verbalement ou doit-ce être écrit ?
- La loi suisse reconnaît les accords écrits comme la forme la plus sûre. Un accord verbal est contraignant, mais une lettre écrite après coup—et conservée au dossier—prévient les litiges. Documentez toujours les modifications salariales par écrit dans les jours suivant l'accord.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.