Telefoninterview
Ein Telefoninterview (Telefonscreen) ist ein kurzes Telefongespräch von typischerweise 15–30 Minuten, das früh im Rekrutierungsprozess stattfindet, um die grundlegenden Qualifikationen, Verfügbarkeit, Pensum-Erwartungen und das Interesse eines Kandidaten zu überprüfen, bevor Sie einen persönlichen Termin vereinbaren. Es dient als schnelle Filtermassnahme und ist in der Schweiz gängige Praxis.
Ein Telefoninterview ist ein vorgelagertes Rekrutierungsgespräch, in dem Sie oder ein Teamkollege mit einem Kandidaten telefonisch sprechen, um dessen Eignung, Verfügbarkeit und Pensum-Anforderungen zu klären, bevor ein formales Bewerbungsgespräch vor Ort angesetzt wird. Es dauert in der Regel 15–30 Minuten und konzentriert sich auf Jobfit, Pensum-Erwartungen und Kündigungsfrist statt auf tiefgehende fachliche Bewertung.
Telefoninterviews reduzieren Ausfallquoten und verschwenden weniger Zeit für physische Termine. In der Schweiz sind sie über alle Branchen und Kantone hinweg verbreitet, besonders für mittlere und leitende Funktionen, wo Reisezeiten zu Interview-Orten (Zürich, Basel, Genf) relevant sind.
Wann Sie ein Telefoninterview führen
Führen Sie ein Telefoninterview nach der Bewerbungssichtung, aber vor dem formalen Interview-Termin durch. Nutzen Sie es, wenn Sie mehrere qualifizierte Kandidaten haben oder rasch grundlegende Logistik bestätigen müssen – etwa, ob das Pensum (80% oder 100%) passt oder der Kandidat erreichbar ist.
Telefoninterviews sind besonders nützlich in Kantonen mit grösseren Distanzen oder bei Kandidaten von ausserhalb der Schweiz. Sie helfen auch, die Sprachfitness (Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch) vor dem persönlichen Termin zu prüfen.
- Nach Erhalt von Lebenslauf und Bewerbungsschreiben, vor formaler Termineinladung
- Wenn Sie Pensum, Startdatum oder Kündigungsfrist klären müssen
- Bei geografisch entfernten Kandidaten oder Umzug in Ihren Kanton
- Um Soft Skills und Kommunikationskompetenz telefonisch zu beurteilen
- Bevor Sie mehrere Teamkollegen ins formale Gespräch einbeziehen
- Bei mehr als 5–6 starken Bewerbungen für eine Stelle
Ihre Pflichten als Arbeitgeber
Behandeln Sie Telefontermine professionell und respektieren Sie die Zeit des Kandidaten. Bestätigen Sie Datum und Uhrzeit schriftlich vorher. Halten Sie den Lebenslauf vor sich und notieren Sie Stichpunkte während des Gesprächs.
Das Schweizer Datenschutzgesetz (revidiertes DSG) verlangt, dass Sie Kandidatendaten vertraulich handhaben. Nehmen Sie ein Gespräch nicht ohne explizite, dokumentierte Zustimmung des Kandidaten auf. Notizen müssen sicher gespeichert und nur zu Rekrutierungszwecken genutzt werden.
- Vereinbaren Sie einen beiderseitig passenden Termin; überraschen Sie den Kandidaten nicht mit Anrufen
- Bestätigen Sie den Termin mindestens 2 Tage vorher schriftlich per E-Mail
- Führen Sie das Gespräch in ruhiger, professioneller Umgebung (nicht während dem Fahren)
- Keine Aufzeichnung ohne schriftliche Zustimmung; mündliche Zustimmung genügt nicht nach revidiertem DSG
- Notizen kurz und sachlich halten; keine subjektiven oder diskriminierenden Bemerkungen
- Nächste Schritte und Zeitplan klar am Ende des Gesprächs mitteilen
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist, das Telefoninterview als lockeres Gespräch statt als strukturiertes Verfahren zu behandeln. Viele Schweizer Arbeitgeber stellen zufällige Fragen, verlieren den Überblick über die Zeit und lassen Kandidaten unklar über nächste Schritte zurück.
Ein zweiter häufiger Fehler: Das Ergebnis nicht dokumentieren. Notieren Sie immer, ob der Kandidat weitermacht, auf der Warteliste ist oder abgelehnt wird – und warum. Das unterstützt konsistente Entscheidungen und schützt Sie, falls ein Kandidat das Verfahren später anfechtet.
- Das Gespräch ohne vorbereitete Liste von 5–7 Schlüsselfragen improvisieren
- Das Gespräch auf 45+ Minuten ausdehnen statt 20–30 Minuten anzupeilen
- Vergessen, die Zeitlinie für die Entscheidung klar mitzuteilen
- Aufzeichnungen machen oder umfangreiche Notizen ohne Genehmigung
- Das Gesprächsergebnis nicht schriftlich dokumentieren
- Vage Signale geben, die Kandidaten verwirren
Häufige Fragen
- Muss ich einen Kandidaten für ein Telefoninterview bezahlen?
- Nein. Ein Telefoninterview ist Teil des Rekrutierungsprozesses und wird nicht bezahlt. Wenn Sie den Kandidaten später zu einem persönlichen Gespräch einladen und von ihm erwartet, dass er anreist oder Arbeitszeit opfert, ist es professionell, die Reisekosten zu ersetzen (Bahn, Auto, Parkplatz). Die Schweizer Praxis variiert je nach Kanton und Betriebsgrösse, aber in Talentmärkten (Zürich, Basel) wird Kostenerstattung zunehmend erwartet.
- Darf ich ein Telefoninterview aufzeichnen und mit meinem Team teilen?
- Nur mit expliziter schriftlicher Zustimmung des Kandidaten vorher. Mündliche Zustimmung genügt nach dem revidierten Datenschutzgesetz (DSG) nicht. Ohne dokumentierte Zustimmung aufzuzeichnen verstösst gegen Datenschutz und führt zu Beschwerden. Lassen Sie stattdessen einen Kollegen live zuhören oder machen Sie ausführliche Notizen zum Weitergeben.
- Wie lange sollte ein Telefoninterview dauern?
- Streben Sie 15–30 Minuten an. Dauert es länger, machen Sie wahrscheinlich zu viel – heben Sie tiefere Fragen für das persönliche Gespräch auf. Ein Telefoninterview sollte Verfügbarkeit, Pensum-Fit, Kündigungsfrist, grundlegende Gehaltsabstimmung und Kommunikation überprüfen. Das dauert typisch 20 Minuten mit vorbereiteten Fragen.
Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.