Was schreibe ich ins Feld Arbeitsort?

Nennen Sie immer Stadt und Kanton (z.B. 'Zuerich, ZH' oder 'Genf, GE'). Schweizer Kandidaten erwarten das. Ist die Stelle remote oder zwischen Orten aufgeteilt, formulieren Sie das klar (z.B. 'Hauptsaechlich Luzern, LU mit 1–2 Tagen/Woche remote').

Wie setze ich einen angemessenen Lohnbereich?

Recherchieren Sie auf Lohnplattformen (Lohn.ch, SalaryExplorer oder Branchenberichte). Bieten Sie immer eine Range (z.B. CHF 65k–75k), nicht eine Fixziffer. Geben Sie an, ob das Bruttojahresgehalt ist, und erwaehnen Sie, ob ein 13. Monatslohn inbegriffen ist.

Welche Sprache soll ich fordern?

Nennen Sie die Hauptsprache Ihres Unternehmens (Deutsch fuer die meisten Schweizer KMU, Franzoesisch in der Romandie, Italienisch im Tessin). Englisch wird immer wichtiger, aber setzen Sie es nicht voraus, wenn nicht noetig. Seien Sie klar: 'Fluechtigkeit in Deutsch und Englisch' oder 'Deutsch erforderlich, Englisch erstrebenswert'.

Stellenbeschreibung-Vorlage: Executive Assistant

Diese Vorlage hilft Ihnen, eine aussagekräftige Stellenanzeige für einen Executive Assistant zu verfassen. Sie deckt Kernaufgaben (Agenda, Meetings, Reisen), Muss-Anforderungen (Organisationstalent, Diskretion, Deutsch oder Französisch), Nice-to-haves (mehrsprachig, HR-Software) und Ihr Angebot (Lohnbereich in CHF, Pensum in %, Kanton/Stadt, Benefits) ab. Passen Sie jede Sektion an die Grosse Ihres Unternehmens an.

Auch verfügbar aufEnglish Français Italiano

Ein Executive Assistant haelt Ihre Geschaeftsleitung am Laufen. Diese Person verwaltet Agenden, bereitet Meetings vor, organisiert Reisen und koordiniert oft interne Kommunikation und Veranstaltungen. Die Rolle erfordert Proaktivitaet, Diskretion und Selbstaendigkeit.

Nutzen Sie diese Vorlage als Grundlage. Ersetzen Sie [Platzhalter in Klammern] durch Ihre Details: Unternehmensname, Ort (Kanton und Stadt), Pensum (typisch 80–100%) und Lohnbereich. Schweizer Inserate muessen Pensum und Ort enthalten – Kandidaten erwarten beides.

Rollen-Ueberblick & Hauptaufgaben

Beschreiben Sie, womit diese Person ihre Zeit hauptsaechlich verbringt. Executive Assistants teilen ihre Arbeit typisch auf zwischen Agenda- und Meeting-Koordination, Geschaeftskorrespondenz, Reiseorganisation und allgemeiner Office-Unterstuetzung.

Seien Sie konkret: Unterstuetzen sie eine Geschaeftsfuehrerin, ein Gruender-Team oder eine ganze Abteilung? Erwaehnen Sie saisonale Spitzen (z.B. vor Vorstandssitzungen).

Verwalten Sie die Agenden von [Name/Rolle], reservieren Sie Zeit fuer strategische Arbeiten und koordinieren Sie Termine uebergreifend
Erstellen Sie Traktanden, Unterlagen und Protokolle fuer interne und externe Meetings
Organisieren Sie Geschaeftsreisen: Fluege, Unterkunft, Transport, Visumsbearbeitung und Spesenabrechnung
Bearbeiten Sie vertrauliche Korrespondenz und fungieren Sie als erste Ansprechperson fuer [Geschaeftsfuehrung/Team]
Koordinieren Sie Veranstaltungen von Team-Laenchen bis zu Kundenanlaessen und Investor-Praesentationen
Verwalten Sie CRM und Planungssysteme, aktualisieren Sie Datenbanken und Akten (digital und physisch)

Muss-Anforderungen

Nennen Sie Faehigkeiten, die nicht verhandelbar sind. Executive Assistants benoetigen Fluechtigkeit in mindestens einer Schweizer Amtssprache (Deutsch, Franzoesisch oder Italienisch – geben Sie an, welche). Diskretion und Organisationstalent sind universal unverzichtbar.

Nennen Sie Berufserfahrung (typisch 2–4 Jahre) und essenzielle Software. Ein Fahrausweis ist manchmal noetig, wenn Sie Fahrtenservice erwarten.

Fluechtigkeit in [Deutsch/Franzoesisch/Italienisch]; Englisch ist ein Plus
[2–4] Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in aehnlicher Rolle (Office-Management, HR-Koordination, Geschaeftsfuehrungsunterstuetzung)
Ausgezeichnete Organisations- und Zeitmanagement-Faehigkeiten; Umgang mit konkurrierenden Prioritaeten
Diskretion und berufliche Vertraulichkeit bei sensiblen Themen
Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Email-Verwaltung; Vertrautheit mit [Outlook/Google Workspace]
Schweizer Arbeitserlaubnis (EU/EFTA oder gueltige Aufenthaltserlaubnis)

Nice-to-Haves & Unser Angebot

Listen Sie Faehigkeiten auf, die den Kandidaten staerken wuerden, aber nicht essentiell sind: Zusatzsprachen, spezifische Software (HR-Tools, Projektmanagement) oder Branchenerfahrung.

Beschreiben Sie Verguetung und Benefits realistisch. Geben Sie immer Pensum (z.B. 80–100%), Lohnbereich in CHF (brutto, jaehrlich) und Kanton/Stadt an. Nennen Sie Pensionsbeitraege, Urlaubstage, Home-Office-Flexibilitaet und Weiterbildung.

Zweite oder dritte Sprache (Englisch, Italienisch oder weitere Sprachen fuer Ihren Markt)
Erfahrung mit HR-Systemen, ATS oder CRM-Tools (z.B. SAP, Salesforce, Personio)
Lohn: CHF [X]–[Y]k brutto pro Jahr, je nach Erfahrung
Pensum: [80–100%] (angeben, ob flexibel)
Arbeitsort: [Stadt, Kanton]; Home-Office [X Tage/Woche oder flexibel]
Leistungen: [X] Ferientage, 13. Monatslohn (falls zutreffend), Pensionsbeitraege nach LAMal, Weiterbildungsbudget, [Teamevent/weitere Vorzuege]

Häufige Fragen

Was schreibe ich ins Feld Arbeitsort?: Nennen Sie immer Stadt und Kanton (z.B. 'Zuerich, ZH' oder 'Genf, GE'). Schweizer Kandidaten erwarten das. Ist die Stelle remote oder zwischen Orten aufgeteilt, formulieren Sie das klar (z.B. 'Hauptsaechlich Luzern, LU mit 1–2 Tagen/Woche remote').
Wie setze ich einen angemessenen Lohnbereich?: Recherchieren Sie auf Lohnplattformen (Lohn.ch, SalaryExplorer oder Branchenberichte). Bieten Sie immer eine Range (z.B. CHF 65k–75k), nicht eine Fixziffer. Geben Sie an, ob das Bruttojahresgehalt ist, und erwaehnen Sie, ob ein 13. Monatslohn inbegriffen ist.
Welche Sprache soll ich fordern?: Nennen Sie die Hauptsprache Ihres Unternehmens (Deutsch fuer die meisten Schweizer KMU, Franzoesisch in der Romandie, Italienisch im Tessin). Englisch wird immer wichtiger, aber setzen Sie es nicht voraus, wenn nicht noetig. Seien Sie klar: 'Fluechtigkeit in Deutsch und Englisch' oder 'Deutsch erforderlich, Englisch erstrebenswert'.

Allgemeine Informationen für Schweizer Arbeitgeber, keine Rechtsberatung. Lassen Sie alles mit rechtlichen Folgen von einer Juristin prüfen.