Lettre de refus (Absageschreiben)
La lettre de refus est le courrier formel par lequel vous confirmez à un candidat que vous ne le retenez pas. En Suisse, elle n'est pas légalement obligatoire, mais la pratique professionnelle et le respect envers les candidats la recommandent fortement. Envoyez-la dans les jours suivant votre décision—cela protège votre réputation comme employeur et permet au candidat de poursuivre son recherche.
La lettre de refus est votre confirmation écrite à un candidat que vous ne le retenez pas. Elle clôt le processus de candidature, montre du respect pour le temps investi et protège votre réputation comme employeur.
La loi suisse du travail n'exige pas de lettre de refus, mais le principe de la bonne foi (Treu und Glauben) en droit des obligations (OR) est généralement entendu comme incluant une communication opportune et professionnelle avec les candidats non retenus.
Quand envoyer une lettre de refus et délais
Envoyez une lettre de refus après chaque rejet—après la présélection, après les entretiens et après votre décision finale. Plus vite, c'est mieux : idéalement dans les 2 à 3 jours ouvrables. Les candidats gardent leur téléphone à proximité et refusent d'autres offres en attendant votre réponse. Un refus tardif leur coûte de l'argent et de la confiance.
Pour les candidats qui ont eu un entretien, un appel téléphonique personnel suivi d'une lettre est la bonne pratique. Pour les présélections en masse (premier round), un email est acceptable. Dans tous les cas, soyez clair : ils ne passent pas à l'étape suivante.
- Envoyez des lettres de refus à tous les candidats qui ont atteint le stade de l'entretien
- Les rejets de première ronde peuvent utiliser un template par email ; personnalisez pour les candidats ayant eu un entretien
- Envoyez dans les 2 à 3 jours ouvrables suivant votre décision
- Remerciez-les pour leur intérêt et souhaitez-leur bonne chance
- Ne critiquez pas leurs compétences ou leur compatibilité—restez bref et neutre
- N'offrez des retours que si vous avez le temps ; ne promettez pas plus que vous ne pouvez tenir
Les erreurs les plus courantes à éviter
L'erreur la plus fréquente est d'envoyer les refus trop tard ou pas du tout. Les candidats interprètent le silence comme du mépris et ne postuleront plus chez vous—et ne vous recommanderont pas non plus. Votre réputation comme employeur en souffre.
Un autre piège est de trop expliquer ou d'offrir des critiques non sollicitées. Évitez les phrases comme 'Vous n'aviez pas assez d'expérience' ou 'Votre prestation à l'entretien était faible.' Cela invite la contestation et peut soulever des questions juridiques. Restez factuel et bref.
- Ne ghostez pas les candidats—un refus tardif ou absent nuit à votre réputation
- Évitez les explications détaillées ; 'un autre candidat correspondait mieux' suffit
- Ne mentionnez jamais les caractéristiques protégées (âge, sexe, origine, religion, handicap) comme motifs
- N'inspirez pas de faux espoirs ; 'je vous garde en tête' doit être sincère
- Évitez un ton trop formel ou froid ; le professionnalisme n'est pas synonyme de froideur
- Ne copiez pas simplement un template ; utilisez au moins le nom et le rôle du candidat
Vos obligations légales et pratiques
Selon la loi suisse du travail, vous êtes libre de rejeter tout candidat sans donner de raisons détaillées. Cependant, la loi fédérale révisée sur la protection des données (revLPD) exige que toutes les données personnelles collectées pendant le recrutement soient traitées légalement et supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable si le candidat n'est pas embauché.
Bonne pratique : conservez un dossier simple de vos motifs de rejet (pour votre propre cohérence), mais ne partagez pas de critiques détaillées dans la lettre elle-même. Si un candidat demande des retours, consultez un avocat ou un conseiller RH avant de répondre.
- Vous n'êtes pas légalement obligé de fournir une raison de refus selon le droit suisse du travail
- La revLPD s'applique : supprimez ou anonymisez les données des candidats dans un délai raisonnable
- Conservez en interne un enregistrement de vos décisions de rejet ; ne l'incluez pas dans la lettre
- Si un candidat demande 'pourquoi ?', vous pouvez fournir des retours factuels mais n'êtes pas obligé
- Documentez votre processus d'embauche de façon cohérente pour vous défendre contre les allégations de discrimination
- Si vous rejetez une personne en situation de handicap, préparez une explication neutre
Questions fréquentes
- Suis-je obligé d'envoyer une lettre de refus en Suisse ?
- Non, ce n'est pas légalement obligatoire. Cependant, la pratique professionnelle le recommande fortement. Les candidats qui reçoivent un refus rapide et respectueux sont plus susceptibles de postuler à nouveau chez vous et de bien parler de votre entreprise. Ne pas envoyer de refus nuit à votre réputation.
- Que dois-je inclure dans une lettre de refus ?
- Remerciez le candidat, indiquez clairement qu'il ne continue pas, restez bref et chaleureux, et optionnellement souhaitez-lui bonne chance. Évitez d'expliquer en détail pourquoi. Un template de 2 à 3 phrases est souvent préférable.
- Puis-je demander à un candidat refusé de signer un document confirmant son refus ?
- Non. Une lettre de refus est informative ; elle ne requiert pas de signature. Si vous craignez des problèmes juridiques, consultez un avocat. Une bonne documentation de votre processus d'embauche est votre meilleure défense.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.