Guide d'entretien
Un guide d'entretien est un cadre préparé listant les compétences, expériences et questions situationnelles pertinentes pour un poste donné. Vous le créez avant les entretiens pour assurer l'équité, la cohérence et la traçabilité. La loi suisse sur le travail (LTr) ne l'impose pas, mais un guide vous protège si un candidat rejeté conteste votre décision.
Un guide d'entretien documente les compétences, l'expérience et les questions situationnelles pertinentes pour le poste que vous pourvoyez. C'est un outil de travail qui vous permet d'évaluer chaque candidat selon les mêmes critères, plutôt que d'improviser des questions sur le moment.
Pour les PME sans département RH, un guide prévient les erreurs d'embauche les plus coûteuses : les biais inconscients, les normes incohérentes et les candidats contestant le caractère équitable ou discriminatoire du processus.
Quand vous avez besoin d'un guide d'entretien
Vous devez préparer un guide chaque fois que vous interviewez plusieurs candidats, qu'il s'agisse d'un Pensum à 100 % ou d'un poste à temps partiel. Même pour une seule embauche, écrire vos critères vous force à clarifier ce que signifie la réussite dans le rôle.
Le guide devient essentiel si vous embauchez dans plusieurs cantons ou si des candidats risquent de contester votre décision. La loi suisse ne prescrit pas un processus formel, mais documenter vos critères prouve que vos décisions étaient objectives, non arbitraires ou discriminatoires.
- Créez le guide après le profil de poste, mais avant le premier entretien
- Utilisez-le pour chaque candidat postulant au même poste
- Incluez les compétences spécifiques au rôle (compétences techniques, langues, expérience sectorielle)
- Ajoutez des questions comportementales liées à votre culture d'entreprise ou aux besoins de l'équipe
- Prenez des notes pendant chaque entretien pour comparer les candidats équitablement
- Révisez et affinez le guide si les entretiens révèlent des lacunes
Vos obligations en tant qu'employeur
La loi suisse sur le travail (LTr) n'impose pas de format d'entretien. Cependant, vous ne devez pas discriminer fondé sur la race, le sexe, l'âge, l'origine, la religion, le handicap ou la situation familiale. Un guide d'entretien aide à garder les questions orientées vers l'emploi.
Si un candidat fait une réclamation formelle ou implique l'autorité cantonale du travail (ORP/URC), votre guide montre que l'évaluation était systématique et impartiale. Sans cela, vous vous fiez à la mémoire et aux impressions subjectives.
- Posez uniquement des questions pertinentes pour le poste et les compétences requises
- Évitez les sujets personnels (projets familiaux, santé, état civil, origine ethnique)
- Accordez à chaque candidat un temps égal et les mêmes questions essentielles
- Documentez vos critères d'évaluation avant les entretiens
- Conservez les notes d'entretien confidentielles et sécurisées selon la loi fédérale sur la protection des données (LPPD)
- Soyez prêt à expliquer pourquoi un candidat n'a pas été sélectionné
L'erreur la plus courante
La plus grande erreur est de traiter le guide comme un script rigide au lieu d'un cadre. Beaucoup de petits employeurs le sautent entièrement ou en créent un si détaillé qu'il semble scriptural. Aucun extrême ne fonctionne bien.
Le juste équilibre : préparez 6–10 questions essentielles par poste, notez les compétences que vous évaluez, puis ayez une conversation naturelle. Vous restez sur la bonne voie tout en laissant les candidats montrer leur personnalité. Sans notes, vous ne pouvez pas comparer équitablement les candidats plus tard.
- N'improvisez pas les questions le jour – vous poserez des choses différentes à des gens différents
- Ne lisez pas les questions de manière robotique – laissez les candidats expliquer leur expérience
- Ne sautez pas le guide pour les postes ‹juniors› – le biais s'installe plus vite quand on embauche pour des rôles routiniers
- Prenez de brèves notes pendant chaque entretien pour pouvoir mémoriser qui a dit quoi
- Posez des questions de suivi, mais utilisez le guide pour revenir aux sujets essentiels
- Évaluez les réponses selon vos critères, pas selon votre intuition
Questions fréquentes
- Un guide d'entretien est-il légalement exigé en Suisse ?
- Non. La loi suisse sur le travail (LTr) n'impose pas un processus d'entretien formel. Cependant, un guide vous protège si un candidat allègue une discrimination ou conteste votre décision. Il prouve que votre évaluation était objective et orientée vers le poste, non arbitraire.
- Puis-je utiliser le même guide pour différents postes ?
- Non. Chaque poste a des besoins en compétences différents. Un guide pour une comptable diffère de celui pour un conseiller client. Adaptez les questions essentielles et les critères d'évaluation au profil de poste et au Pensum spécifiques.
- Que dois-je faire avec les notes d'entretien après avoir embauché quelqu'un ?
- Conservez-les de manière sécurisée pendant 1–2 ans (selon le canton). Selon la LPPD (loi fédérale sur la protection des données), les candidats ont le droit de demander quelles données vous détenez à leur sujet. Stockez les notes confidentiellement, ne les partagez pas et supprimez-les une fois la décision finalisée.
Informations générales pour les employeurs suisses, pas un conseil juridique. Faites valider par un juriste tout ce qui a des conséquences légales.